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<\/p>\nNoch vor nicht allzu langer Zeit sah die Anwesenheitserfassung in den meisten kleinen Unternehmen immer gleich aus: ein Notizbuch am Eingang oder ein Blatt Papier, auf dem sich alle eintrugen. Das funktionierte \u2013 bis jemand die \u00dcberstunden der letzten drei Monate zusammenrechnen, einen Streit \u00fcber versp\u00e4tetes Erscheinen kl\u00e4ren oder Unterlagen f\u00fcr eine Arbeitsaufsichtsbeh\u00f6rde vorbereiten musste. Dann stellte sich heraus, dass die H\u00e4lfte der Unterschriften unleserlich war und eine Seite fehlte.<\/p>\n
Ein Zeiterfassungsger\u00e4t l\u00f6st dieses Problem vollst\u00e4ndig \u2013 und ist entgegen der landl\u00e4ufigen Meinung l\u00e4ngst keine Ausgabe mehr, die nur gro\u00dfen Betrieben vorbehalten ist. Die einfachsten Ger\u00e4te kosten etwa so viel wie eine gute mechanische Tastatur, und die Installation beschr\u00e4nkt sich darauf, sie an die Wand zu h\u00e4ngen und den Stecker in die Steckdose zu stecken. In diesem Leitfaden zeigen wir, wie sich die verschiedenen Arten von Zeiterfassungsger\u00e4ten unterscheiden, worauf man bei der Auswahl achten sollte und welche rechtlichen Fallstricke auf Arbeitgeber warten, die die Arbeitszeit per Fingerabdruck erfassen m\u00f6chten.<\/p>\n
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Seit dem Urteil des Europ\u00e4ischen Gerichtshofs im Fall CCOO (C-55\/18, 2019) ist die Rechtslage in der gesamten EU eindeutig: Die Mitgliedstaaten m\u00fcssen von Arbeitgebern verlangen, ein objektives, zuverl\u00e4ssiges und zug\u00e4ngliches System zur Erfassung der t\u00e4glichen Arbeitszeit<\/strong> zu betreiben. Die nationalen Vorschriften unterscheiden sich im Detail \u2013 einige L\u00e4nder haben bereits ausdr\u00fcckliche Verpflichtungen zur elektronischen Erfassung gesetzlich verankert \u2013, doch die Richtung ist \u00fcberall dieselbe: Papierlisten geh\u00f6ren der Vergangenheit an.<\/p>\n Ebenso wichtig ist der Beweisaspekt. Bei einem Streit um \u00dcberstunden muss in der Regel der Arbeitgeber nachweisen, wie viele Stunden tats\u00e4chlich gearbeitet wurden. Gerichte haben wiederholt zugunsten der Arbeitnehmer entschieden, gerade weil die Aufzeichnungen des Unternehmens l\u00fcckenhaft waren. Ein elektronisches Erfassungsger\u00e4t, das jeden Ein- und Ausgang automatisch protokolliert, ist der st\u00e4rkste Beweis, den Sie vorlegen k\u00f6nnen.<\/p>\n Ein weiterer praktischer Punkt, nach dem unsere Kunden regelm\u00e4\u00dfig fragen: Gilt das Durchziehen der Karte am Eingang bereits als \u201eArbeitsbeginn\u201c? Das h\u00e4ngt von Ihren internen Regelungen ab. Es lohnt sich, in Ihren Betriebsregeln festzuhalten, dass das Zeiterfassungsger\u00e4t die Anwesenheit dokumentiert, w\u00e4hrend die Arbeitszeit gem\u00e4\u00df dem Dienstplan berechnet wird \u2013 andernfalls k\u00f6nnte ein Mitarbeiter, der aufgrund des Busfahrplans 20 Minuten fr\u00fcher eincheckt, theoretisch \u00dcberstunden geltend machen.<\/p>\n Dies ist die erste und wichtigste Entscheidung, da sie sowohl den Komfort als auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bestimmt.<\/p>\n Eine RFID-Karte oder ein Schl\u00fcsselanh\u00e4nger<\/strong> ist bei weitem die beliebteste L\u00f6sung und unserer Ansicht nach die sicherste Wahl f\u00fcr den Einstieg. Der Mitarbeiter h\u00e4lt die Karte an das Leseger\u00e4t, das Ger\u00e4t piept, fertig. Das Ganze dauert weniger als eine Sekunde, funktioniert auch mit Arbeitshandschuhen und schmutzigen H\u00e4nden \u2013 was in der Produktion wichtiger ist, als man vielleicht denkt. Karten kosten wenig, und eine verlorene Karte wird einfach deaktiviert und ersetzt. Der einzige wirkliche Schwachpunkt: Ein Kollege k\u00f6nnte sich mit der Karte eines anderen einstempeln. In der Praxis l\u00e4sst sich dieses Risiko begrenzen, indem das Erfassungsger\u00e4t an einer gut sichtbaren Stelle angebracht wird und in den Arbeitsvorschriften klar festgelegt wird, dass das Einstempeln f\u00fcr jemand anderen einen schwerwiegenden Pflichtversto\u00df darstellt.<\/p>\n Ein PIN-Code<\/strong> erg\u00e4nzt in der Regel die Karte \u2013 die meisten Erfassungsger\u00e4te unterst\u00fctzen beide Methoden parallel. Er dient als gute Notl\u00f6sung, wenn jemand seine Karte vergisst: Der Tag \u201everschwindet\u201c nicht aus den Aufzeichnungen, und die Personalabteilung muss nicht eingeschaltet werden.<\/p>\n Ein Fingerabdruck<\/strong> verhindert zwar das \u201eBuddy Punching\u201c, bringt jedoch zwei neue Probleme mit sich. Das erste ist praktischer Natur: Biometrische Leseger\u00e4te k\u00f6nnen bei trockenen, besch\u00e4digten oder verschmutzten Fingerspitzen Schwierigkeiten haben. Das zweite ist rechtlicher Natur und schwerwiegender: Ein Fingerabdruck ist eine biometrische Angabe \u2013 eine besondere Kategorie personenbezogener Daten gem\u00e4\u00df Artikel 9 der DSGVO. Die Verarbeitung dieser Daten im Besch\u00e4ftigungskontext erfordert in der Regel die freiwillig erteilte Einwilligung des Mitarbeiters, und Datenschutzbeh\u00f6rden in der gesamten EU betonen einheitlich, dass eine erzwungene Einwilligung (\u201ekein Fingerabdruckscan, keine Arbeit\u201c) ung\u00fcltig ist. Das bedeutet, dass Sie stets eine Alternative anbieten m\u00fcssen, beispielsweise eine Karte, und den Mitarbeitern eine echte Wahlm\u00f6glichkeit lassen m\u00fcssen. Hybridger\u00e4te eignen sich hierf\u00fcr gut \u2013 das CTR10 ist beispielsweise in Varianten erh\u00e4ltlich, die Karte, Schl\u00fcsselanh\u00e4nger, Fingerabdruck und PIN parallel unterst\u00fctzen, sodass jeder Mitarbeiter die Methode nutzen kann, der er zugestimmt hat.<\/p>\n Auf dem Markt sind auch Erfassungsger\u00e4te mit Gesichtserkennung erh\u00e4ltlich. Technisch gesehen ist dies eine bequeme, ber\u00fchrungslose Option, rechtlich gelten jedoch genau dieselben Regeln wie bei Fingerabdr\u00fccken: freiwillige Einwilligung und eine alternative Methode. Unternehmen ohne rechtliche Unterst\u00fctzung raten wir in der Regel davon ab, Biometrie als einzige Methode einzusetzen \u2013 die Kombination aus Karte und PIN deckt 95 % des Bedarfs ohne Risiko ab.<\/p>\n Ein Zeiterfassungsger\u00e4t f\u00fcr ein B\u00fcro mit zehn Mitarbeitern und eines f\u00fcr ein Werk mit drei Schichten und hundert Mitarbeitern sind v\u00f6llig unterschiedliche Ger\u00e4te \u2013 und das nicht nur preislich.<\/p>\n Bei etwa einem Dutzend Mitarbeitern reicht ein einfacher RFID-Kartenleser wie der CTR10<\/strong> aus. Das Ger\u00e4t speichert Ereignisse in seinem internen Speicher, und Berichte werden \u00fcber USB heruntergeladen und in einer Tabellenkalkulation ge\u00f6ffnet. Kein Netzwerk, kein Server, kein Abonnement. F\u00fcr ein Kleinstunternehmen ist dies v\u00f6llig ausreichend \u2013 die Inbetriebnahme dauert etwa f\u00fcnfzehn Minuten, von denen zehn Minuten f\u00fcr die Zuordnung der Karten zu den Namen aufgewendet werden. Der CTR12<\/strong> bietet zus\u00e4tzlichen Speicherplatz f\u00fcr bis zu 1.000 Mitarbeiter und unterst\u00fctzt die Erfassung per Fingerabdruck.<\/p>\n Ab 30\u201350 Mitarbeitern wird das manuelle Herunterladen von Berichten m\u00fchsam, und hier kommen Netzwerk-Zeiterfassungsger\u00e4te ins Spiel. Ger\u00e4te wie der TimeLok-200<\/strong> lassen sich \u00fcber WLAN oder Kabel verbinden und erm\u00f6glichen die Verwaltung der Anwesenheit \u00fcber einen Browser \u2013 die Personalabteilung sieht in Echtzeit, wer anwesend ist, ohne den Schreibtisch verlassen zu m\u00fcssen. Ger\u00e4te dieser Klasse unterst\u00fctzen bis zu tausend Mitarbeiter, sodass f\u00fcr Jahre Skalierungsreserven vorhanden sind. F\u00fcr gr\u00f6\u00dfere Industriestandorte empfiehlt sich eine Variante mit Notstromversorgung wie der TimeLok-300<\/strong> \u2013 ohne Notstromversorgung bedeutet ein Stromausfall am Morgen eine L\u00fccke in den Aufzeichnungen, genau dann, wenn alle zur Arbeit kommen. In Hallen voller Metall und Motoren ist eine kabelgebundene LAN-Verbindung einfach zuverl\u00e4ssiger als WLAN; das TimeLok-400<\/strong> bietet zus\u00e4tzlich 4G-Konnektivit\u00e4t.<\/p>\n F\u00fcr die TimeLok-Serie empfehlen wir das System von beepclock.com<\/a> \u2013 die Anwesenheitsdaten werden automatisch dorthin \u00fcbertragen, und Berichte, Korrekturen sowie die Live-Ansicht werden \u00fcber den Browser verwaltet, ohne dass etwas auf den Firmencomputern installiert werden muss.<\/p>\n Ein weiterer zu ber\u00fccksichtigender Aspekt: mehrere Standorte. Wenn Ihr Unternehmen Niederlassungen hat, w\u00e4hlen Sie Erfassungsger\u00e4te, die an ein gemeinsames System berichten (in der TimeLok-Serie \u00fcbernimmt dies die WEB\/P2P-Funktion). Die Alternative \u2013 das manuelle Zusammenf\u00fchren von Berichten aus drei St\u00e4dten in einer Tabellenkalkulation \u2013 klingt harmlos, aber nach sechs Monaten wei\u00df niemand mehr, warum die Summen nicht mit der Gehaltsabrechnung \u00fcbereinstimmen.<\/p>\n Der Erfassungsger\u00e4t selbst ist nur die H\u00e4lfte des Systems. Die andere H\u00e4lfte ist das, was Sie daraus gewinnen, und die Unterschiede zwischen den Ger\u00e4ten sind betr\u00e4chtlich. Das Minimum, das Sie erwarten sollten: eine Liste der Ein- und Ausg\u00e4nge pro Mitarbeiter, Stundensummen f\u00fcr einen ausgew\u00e4hlten Zeitraum und der Export in eine Datei (CSV oder XLS), die an die Buchhaltung weitergeleitet oder in eine Lohnabrechnungssoftware importiert werden kann. Bessere Ger\u00e4te und Anwendungen berechnen zudem versp\u00e4tete Ank\u00fcnfte, vorzeitige Abg\u00e4nge, \u00dcberstunden und Nachtarbeit.<\/p>\n Aus unserer Erfahrung im Kundenservice: Schauen Sie sich vor dem Kauf einfach einen Beispielbericht des Ger\u00e4ts an, das Sie in Betracht ziehen. Zehn Minuten, in denen Sie sich Screenshots ansehen, ersparen Ihnen die sp\u00e4tere Erkenntnis, dass der \u201eBericht\u201c ein rohes Ereignisprotokoll ist, aus dem Sie die Stunden selbst berechnen m\u00fcssen.<\/p>\n Ben\u00f6tigt ein Zeiterfassungsger\u00e4t ein Abonnement?<\/strong> Die Ger\u00e4te in unserem Sortiment \u2013 nein. Sie kaufen sie einmal, und die Basis-Auswertungssoftware ist im Lieferumfang enthalten. Online-Systeme sind sinnvoll, wenn Sie mehr ben\u00f6tigen: Live-Anwesenheits\u00fcbersicht, mehrere Standorte, bequeme Korrekturen. In diesem Fall l\u00e4sst sich die TimeLok-Serie gut mit beepclock.com kombinieren.<\/p>\n Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich einzustempeln?<\/strong> Ein Administrator kann ein Ereignis manuell hinzuf\u00fcgen oder korrigieren \u2013 und jede solche Korrektur wird protokolliert. Das ist ein h\u00e4ufiges Thema in den ersten Wochen nach der Einf\u00fchrung: Die Leute vergessen es. Eine Sache hilft dabei \u2013 Konsequenz. Wenn der Vorgesetzte die Mitarbeiter im ersten Monat daran erinnert, sich einzustempeln, bleibt die Gewohnheit bestehen und das Problem verschwindet.<\/p>\n Ersetzt das Erfassungsger\u00e4t die Arbeitszeitaufzeichnungen?<\/strong> Formal gesehen sind die Aufzeichnungen ein vom Arbeitgeber gef\u00fchrtes Dokument \u2013 das Erfassungsger\u00e4t liefert die Daten daf\u00fcr. In der Praxis wird der Bericht des Erfassungsger\u00e4ts, erg\u00e4nzt um Urlaubstage und Krankmeldungen, einfach zu den Arbeitszeitaufzeichnungen. Beachten Sie die in Ihrem Land vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Besch\u00e4ftigungsunterlagen.<\/p>\n Wie verh\u00e4lt es sich mit der DSGVO bei einer gew\u00f6hnlichen Karte?<\/strong> Eine einem Namen zugeordnete Kartennummer ist eine gew\u00f6hnliche personenbezogene Angabe \u2013 es sind keine besonderen Einwilligungen erforderlich; es reicht aus, die Verarbeitung in der DSGVO-Dokumentation Ihres Unternehmens zu regeln und die Mitarbeiter zu informieren. Die Regelung f\u00fcr besondere Datenkategorien gilt ausschlie\u00dflich f\u00fcr biometrische Daten.<\/p>\n Wenn wir diesen Leitfaden auf drei S\u00e4tze zusammenfassen m\u00fcssten, w\u00e4ren es diese. F\u00fcr ein kleines Unternehmen: ein RFID-Kartenleseger\u00e4t mit USB-Berichten \u2013 geringste Kosten, keine rechtlichen Komplikationen, in f\u00fcnfzehn Minuten einsatzbereit. F\u00fcr ein mittleres oder gr\u00f6\u00dferes Unternehmen: ein Netzwerkger\u00e4t mit Browserzugriff und Export in die Lohnabrechnung; an Industriestandorten sollten Sie auf eine Pufferbatterie und eine kabelgebundene Verbindung bestehen. Behandeln Sie biometrische Daten als praktisches Extra, nicht als Grundlage \u2013 immer mit einer Alternative und der freiwilligen Einwilligung der Mitarbeiter.<\/p>\n Alle hier beschriebenen Ger\u00e4tetypen finden Sie in unserer Kategorie \u201eArbeitszeiterfassungsger\u00e4te\u201c<\/a> \u2013 und wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Modell zu Ihrer Situation passt, schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an<\/a>. Wir passen seit Jahren Zeiterfassungsger\u00e4te an die Bed\u00fcrfnisse von Unternehmen an, und drei Fragen reichen in der Regel aus: Wie viele Mitarbeiter, wie viele Standorte und gibt es vor Ort ein Netzwerk? Vielleicht interessiert Sie auch unser fr\u00fcherer Artikel \u00fcber die Vorteile von Zeiterfassungssystemen<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" RFID-Karte, PIN oder Fingerabdruck? USB oder Netzwerk? 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