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<\/p>\nNo hace mucho, el control de asistencia en la mayor\u00eda de las peque\u00f1as empresas era siempre igual: un cuaderno junto a la entrada o una hoja de papel en la que todos firmaban. Funcionaba\u2026 hasta que alguien ten\u00eda que sumar las horas extras de los \u00faltimos tres meses, resolver una disputa sobre llegadas tard\u00edas o preparar la documentaci\u00f3n para una inspecci\u00f3n de trabajo. Entonces resultaba que la mitad de las firmas eran ilegibles y que faltaba una p\u00e1gina.<\/p>\n
Un registrador de tiempo y asistencia resuelve este problema por completo y, contrariamente a lo que se suele creer, ya no es un gasto reservado a las grandes plantas. Los dispositivos m\u00e1s sencillos cuestan lo mismo que un buen teclado mec\u00e1nico, y su instalaci\u00f3n se reduce a colgarlos en la pared y enchufarlos a la corriente. En esta gu\u00eda mostramos en qu\u00e9 se diferencian los distintos tipos de registradores, qu\u00e9 hay que tener en cuenta a la hora de elegir uno y qu\u00e9 escollos legales acechan a los empresarios que deseen controlar la jornada laboral mediante huellas dactilares.<\/p>\n
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Desde la sentencia del Tribunal de Justicia de la Uni\u00f3n Europea en el caso CCOO (C-55\/18, 2019), la situaci\u00f3n jur\u00eddica en toda la UE ha quedado clara: los Estados miembros deben exigir a los empresarios que utilicen un sistema objetivo, fiable y accesible para medir la jornada laboral diaria<\/strong>. Las normativas nacionales difieren en los detalles \u2014algunos pa\u00edses ya han incorporado en su legislaci\u00f3n obligaciones expl\u00edcitas sobre el registro electr\u00f3nico\u2014, pero la tendencia es la misma en todas partes: las listas en papel est\u00e1n en v\u00edas de desaparici\u00f3n.<\/p>\n Igualmente importante es el aspecto probatorio. En un conflicto sobre horas extras, suele ser el empresario quien tiene que demostrar cu\u00e1ntas horas se trabajaron realmente. Los tribunales se han pronunciado en repetidas ocasiones a favor de los trabajadores precisamente porque los registros de la empresa presentaban numerosas lagunas. Un registrador electr\u00f3nico que anote autom\u00e1ticamente cada entrada y salida es la prueba m\u00e1s s\u00f3lida que se puede presentar.<\/p>\n Otra cuesti\u00f3n pr\u00e1ctica que nuestros clientes nos plantean con frecuencia: \u00bfel hecho de pasar la tarjeta en la entrada ya cuenta como \u00abcomienzo de la jornada laboral\u00bb? Eso depende de vuestro reglamento interno. Conviene especificar en el reglamento de la empresa que el registrador documenta la asistencia, mientras que el tiempo de trabajo se calcula seg\u00fan el horario; de lo contrario, un empleado que fiche 20 minutos antes debido al horario del autob\u00fas podr\u00eda, en teor\u00eda, reclamar horas extras.<\/p>\n Esta es la primera y m\u00e1s importante decisi\u00f3n, ya que determina tanto la comodidad como el cumplimiento de la normativa.<\/p>\n Una tarjeta RFID o un llavero electr\u00f3nico<\/strong> es, con diferencia, la soluci\u00f3n m\u00e1s popular y, en nuestra opini\u00f3n, la opci\u00f3n m\u00e1s segura para empezar. El empleado acerca la tarjeta al lector, el dispositivo emite un pitido y listo. Todo el proceso dura menos de un segundo y funciona incluso con guantes de trabajo y las manos sucias \u2014algo que en una planta de producci\u00f3n es m\u00e1s importante de lo que podr\u00edas pensar\u2014. Las tarjetas son baratas y, si se pierde una, basta con desactivarla y sustituirla. El \u00fanico punto d\u00e9bil real es que un compa\u00f1ero podr\u00eda fichar con la tarjeta de otra persona. En la pr\u00e1ctica, el riesgo se limita colocando el registrador en un lugar visible e indicando claramente en el reglamento de la empresa que fichar por otra persona constituye un incumplimiento grave de las obligaciones laborales.<\/p>\n Normalmente,un c\u00f3digo PIN<\/strong> complementa a la tarjeta; la mayor\u00eda de los registradores admiten ambos m\u00e9todos en paralelo. Funciona bien como salvavidas cuando alguien olvida su tarjeta: la jornada no \u00abdesaparece\u00bb de los registros y no es necesario que intervenga RR. HH.<\/p>\n La huella dactilar<\/strong> elimina el \u00abfichaje por un compa\u00f1ero\u00bb, pero plantea dos nuevos problemas. El primero es de car\u00e1cter pr\u00e1ctico: los lectores biom\u00e9tricos pueden tener dificultades con yemas secas, da\u00f1adas o sucias. El segundo es de car\u00e1cter jur\u00eddico y m\u00e1s grave: una huella dactilar es un dato biom\u00e9trico, es decir, una categor\u00eda especial de datos personales seg\u00fan el art\u00edculo 9 del RGPD. Su tratamiento en un contexto laboral suele requerir el consentimiento libre y voluntario del empleado, y las autoridades de protecci\u00f3n de datos de toda la UE insisten sistem\u00e1ticamente en que el consentimiento forzado (\u00absi no te escaneas la huella dactilar, no trabajas\u00bb) no es v\u00e1lido. Esto significa que siempre debes ofrecer una alternativa, como una tarjeta, y dejar que los empleados elijan realmente. Los dispositivos h\u00edbridos funcionan bien en este caso: el CTR10, por ejemplo, est\u00e1 disponible en variantes que admiten tarjeta, llavero, huella dactilar y PIN de forma paralela, de modo que cada empleado pueda utilizar el m\u00e9todo que haya aceptado.<\/p>\n Tambi\u00e9n encontrar\u00e1s en el mercado dispositivos de registro con reconocimiento facial. T\u00e9cnicamente, es una opci\u00f3n c\u00f3moda y sin contacto, pero legalmente se aplican exactamente las mismas normas que para las huellas dactilares: consentimiento voluntario y un m\u00e9todo alternativo. A las empresas que no cuentan con asesoramiento jur\u00eddico, solemos desaconsejar la biometr\u00eda como \u00fanico m\u00e9todo: la combinaci\u00f3n de tarjeta y PIN cubre el 95 % de las necesidades sin ning\u00fan riesgo.<\/p>\n Un registrador para una oficina de diez personas y otro para una planta con tres turnos y cien trabajadores son dispositivos completamente diferentes, y no solo en cuanto al precio.<\/p>\n Con una docena de empleados, basta con un sencillo registrador de tarjetas RFID como el CTR10<\/strong>. El dispositivo almacena los eventos en su memoria interna, y los informes se descargan a trav\u00e9s de USB y se abren en una hoja de c\u00e1lculo. Sin red, sin servidor, sin suscripci\u00f3n. Para una microempresa, esto es m\u00e1s que suficiente: la puesta en marcha lleva unos quince minutos, diez de los cuales se dedican a asignar tarjetas a los nombres. El CTR12<\/strong> a\u00f1ade memoria para hasta 1.000 empleados y es compatible con huellas dactilares.<\/p>\n A partir de 30-50 personas, la descarga manual de informes se vuelve tediosa y entran en escena los registradores en red. Dispositivos como el TimeLok-200<\/strong> se conectan por wifi o por cable y permiten gestionar la asistencia desde un navegador: el departamento de RR. HH. puede ver qui\u00e9n est\u00e1 presente, en tiempo real, sin moverse de su escritorio. Esta clase de dispositivos admite hasta mil empleados, por lo que hay margen de ampliaci\u00f3n para muchos a\u00f1os. Para instalaciones industriales m\u00e1s grandes, elige una variante con bater\u00eda de reserva, como el TimeLok-300<\/strong>; sin bater\u00eda de reserva, un corte de corriente por la ma\u00f1ana supone un vac\u00edo en los registros justo cuando todo el mundo llega al trabajo. En naves llenas de metal y motores, una conexi\u00f3n LAN por cable es sencillamente m\u00e1s fiable que el wifi; el TimeLok-400<\/strong> ofrece adem\u00e1s conectividad 4G.<\/p>\n Para la serie TimeLok recomendamos el sistema beepclock.com<\/a>: los datos de asistencia se transfieren autom\u00e1ticamente a \u00e9l, y los informes, las correcciones y la visualizaci\u00f3n en tiempo real se gestionan desde el navegador, sin necesidad de instalar nada en los ordenadores de la empresa.<\/p>\n Otra consideraci\u00f3n aparte: las sedes m\u00faltiples. Si tu empresa tiene sucursales, elige registradores que env\u00eden los datos a un sistema compartido (en la serie TimeLok, la funci\u00f3n WEB\/P2P se encarga de ello). La alternativa \u2014fusionar manualmente los informes de tres ciudades en una sola hoja de c\u00e1lculo\u2014 parece inofensiva, pero al cabo de seis meses nadie recuerda por qu\u00e9 los totales no coinciden con la n\u00f3mina.<\/p>\n El registrador en s\u00ed mismo es solo la mitad del sistema. La otra mitad es lo que se saca de \u00e9l, y las diferencias entre dispositivos son considerables. Lo m\u00ednimo que cabe esperar: una lista de entradas y salidas por empleado, totales de horas para un periodo determinado y la exportaci\u00f3n a un archivo (CSV o XLS) que se pueda entregar a contabilidad o importar a un programa de n\u00f3minas. Los mejores dispositivos y aplicaciones tambi\u00e9n calculan las llegadas tard\u00edas, las salidas anticipadas, las horas extras y el trabajo nocturno.<\/p>\n Seg\u00fan nuestra experiencia en atenci\u00f3n al cliente: antes de comprar, basta con echar un vistazo a un informe de muestra del dispositivo que est\u00e9s barajando. Dedicar diez minutos a examinar capturas de pantalla te ahorrar\u00e1 descubrir m\u00e1s tarde que el \u00abinforme\u00bb es un registro de eventos sin procesar a partir del cual tendr\u00e1s que calcular las horas t\u00fa mismo.<\/p>\n \u00bfUn registrador de tiempo requiere una suscripci\u00f3n?<\/strong> Los dispositivos de nuestra gama, no. Se compran una sola vez y el software b\u00e1sico de generaci\u00f3n de informes est\u00e1 incluido. Los sistemas en l\u00ednea tienen sentido cuando se necesita m\u00e1s: visualizaci\u00f3n de la asistencia en tiempo real, m\u00faltiples ubicaciones, correcciones c\u00f3modas. En ese caso, la serie TimeLok se complementa bien con beepclock.com.<\/p>\n \u00bfQu\u00e9 ocurre si un empleado se olvida de fichar?<\/strong> Un administrador puede a\u00f1adir o corregir un evento manualmente, y cada correcci\u00f3n de este tipo queda registrada. Es algo habitual durante las primeras semanas tras la implantaci\u00f3n: la gente se olvida. Hay algo que ayuda: la constancia. Si el responsable recuerda a los empleados que deben fichar durante el primer mes, el h\u00e1bito se consolida y el problema desaparece.<\/p>\n \u00bfSustituye el registrador a los registros de tiempo de trabajo?<\/strong> Formalmente, los registros son un documento que conserva el empleador; el registrador proporciona los datos para ello. En la pr\u00e1ctica, el informe del registrador, complementado con las vacaciones y las bajas por enfermedad, se convierte simplemente en los registros. Recuerda el plazo de conservaci\u00f3n de la documentaci\u00f3n laboral exigido en tu pa\u00eds.<\/p>\n \u00bfQu\u00e9 ocurre con el RGPD en el caso de una tarjeta convencional?<\/strong> Un n\u00famero de tarjeta asignado a un nombre es un dato personal convencional: no se necesitan consentimientos especiales; basta con incluir el tratamiento en la documentaci\u00f3n del RGPD de tu empresa e informar a los empleados. El r\u00e9gimen de categor\u00edas especiales se aplica exclusivamente a los datos biom\u00e9tricos.<\/p>\n Si tuvi\u00e9ramos que resumir esta gu\u00eda en tres frases, ser\u00edan estas. Para una peque\u00f1a empresa: un registrador de tarjetas RFID con informes USB \u2014el menor coste, cero complicaciones legales, instalado en quince minutos\u2014. Para una empresa mediana o grande: un dispositivo de red con acceso mediante navegador y exportaci\u00f3n a la n\u00f3mina; en instalaciones industriales, insiste en que cuente con una bater\u00eda de reserva y una conexi\u00f3n por cable. Considera la biometr\u00eda como un complemento pr\u00e1ctico, no como la base; siempre con una alternativa y el consentimiento voluntario del empleado.<\/p>\n Encontrar\u00e1s todos los tipos de dispositivos descritos aqu\u00ed en nuestra categor\u00eda de registradores de tiempo de trabajo<\/a>; y si no est\u00e1s seguro de qu\u00e9 modelo se adapta a tu situaci\u00f3n, escr\u00edbenos o ll\u00e1manos<\/a>. Llevamos a\u00f1os adaptando los registradores a las necesidades de las empresas, y normalmente bastan tres preguntas: \u00bfcu\u00e1ntos empleados hay?, \u00bfcu\u00e1ntas sedes hay? y \u00bfhay red en las instalaciones? Quiz\u00e1s tambi\u00e9n te interese nuestro art\u00edculo anterior sobre las ventajas de los sistemas de registro del tiempo de trabajo<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" \u00bfTarjeta RFID, c\u00f3digo PIN o huella dactilar? \u00bfUSB o red? Una gu\u00eda pr\u00e1ctica para elegir un registrador de horario y asistencia, que incluye la normativa del RGPD en materia de datos biom\u00e9tricos.<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":131956,"comment_status":"","ping_status":"","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1237],"tags":[],"class_list":["post-132090","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-sistema-de-registro-de-tiempos-de-trabajo"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/hdwrglobal.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/132090","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/hdwrglobal.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/hdwrglobal.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hdwrglobal.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/4"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hdwrglobal.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=132090"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/hdwrglobal.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/132090\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hdwrglobal.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/131956"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/hdwrglobal.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=132090"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/hdwrglobal.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=132090"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/hdwrglobal.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=132090"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}Tarjeta, PIN o huella dactilar: \u00bfc\u00f3mo deben fichar los empleados?<\/h2>\n
El tama\u00f1o de tu equipo determina los requisitos<\/h2>\n
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