Kaip pasirinkti darbo laiko ir lankomumo registravimo įrenginį: vadovas įmonėms, kurioms atsibodo popieriniai sąrašai

Dar visai neseniai daugumoje mažų įmonių lankomumo apskaita atrodė vienodai: prie įėjimo stovėdavo užrašų knygelė arba popieriaus lapas, kurį visi pasirašydavo. Tai veikė – kol kam nors tekdavo suskaičiuoti viršvalandžius už pastaruosius tris mėnesius, išspręsti ginčą dėl pavėluotų atvykimų arba paruošti dokumentus darbo inspekcijai. Tada paaiškėdavo, kad pusė parašų buvo neįskaitomi, o vienas lapas buvo dingęs.

Darbo laiko registravimo įrenginys šią problemą išsprendžia visiškai – ir, priešingai nei paprastai manoma, tai jau nebėra išlaidos, skirtos tik didelėms gamykloms. Paprasčiausi įrenginiai kainuoja tiek pat, kiek gera mechaninė klaviatūra, o jų montavimas apsiriboja pakabinimu ant sienos ir prijungimu prie elektros tinklo. Šiame vadove parodysime, kuo skiriasi įvairių tipų registratoriai, į ką reikia atkreipti dėmesį juos renkantis ir kokios teisinės spąstai laukia darbdavių, norinčių stebėti darbo laiką naudojant pirštų atspaudus.

Ką iš tikrųjų numato įstatymas

Nuo Europos Sąjungos Teisingumo Teismo sprendimo CCOO byloje (C-55/18, 2019 m.) teisinė situacija visoje ES yra aiški: valstybės narės privalo reikalauti, kad darbdaviai naudotų objektyvią, patikimą ir prieinamą kasdienio darbo laiko matavimo sistemą. Nacionaliniai teisės aktai skiriasi smulkmenomis – kai kurios šalys jau įstatymuose aiškiai įtvirtino elektroninio registravimo prievoles – tačiau kryptis visur ta pati: popieriniai sąrašai pamažu išeina iš mados.

Ne mažiau svarbus yra įrodymų aspektas. Ginče dėl viršvalandžių paprastai būtent darbdavys turi įrodyti, kiek valandų iš tikrųjų buvo dirbta. Teismai ne kartą priėmė sprendimus darbuotojų naudai būtent dėl to, kad įmonės apskaitos duomenys buvo pilni spragų. Elektroninis registratorius, kuris automatiškai fiksuoja kiekvieną atvykimą ir išvykimą, yra stipriausias įrodymas, kurį galite pateikti.

Dar vienas praktinis klausimas, apie kurį mūsų klientai dažnai teiraujasi: ar kortelės priliestimas prie įėjimo jau laikomas „darbo pradžia“? Tai priklauso nuo jūsų vidaus taisyklių. Verta darbo vietos taisyklėse nurodyti, kad registratorius fiksuoja lankomumą, o darbo laikas skaičiuojamas pagal grafiką – priešingu atveju darbuotojas, kuris dėl autobuso tvarkaraščio įsiregistruoja 20 minučių anksčiau, teoriškai galėtų reikalauti apmokėti viršvalandžius.

Kortelė, PIN kodas ar piršto atspaudas – kaip darbuotojai turėtų registruotis?

Tai pirmasis ir svarbiausias sprendimas, nes jis lemia tiek patogumą, tiek atitiktį teisės aktams.

RFID kortelė arba raktas-pakabukas yra neabejotinai populiariausias sprendimas ir, mūsų nuomone, saugiausias pasirinkimas pradedant. Darbuotojas priliestų kortelę prie skaitytuvo, prietaisas išduotų garsinį signalą – ir viskas. Visa procedūra trunka mažiau nei sekundę, veikia net su darbo pirštinėmis ir nešvariomis rankomis – o tai gamybos ceche yra svarbiau, nei galėtumėte įsivaizduoti. Kortelės kainuoja nedaug, o pamestą kortelę tiesiog deaktyvuoja ir pakeičia nauja. Vienintelis tikras trūkumas: kolega galėtų registruotis kito asmens kortele. Praktikoje šią riziką galima sumažinti įrengiant registratorių matomoje vietoje ir darbo vietos taisyklėse aiškiai nurodant, kad registravimasis kito asmens vardu yra rimtas pareigų pažeidimas.

PIN kodas paprastai papildo kortelę – dauguma registratorių palaiko abu metodus lygiagrečiai. Tai puikiai veikia kaip atsarginis sprendimas, kai kas nors pamiršta savo kortelę: diena neišnyksta iš įrašų, o personalo skyriui nereikia įsikišti.

Piršto atspaudas pašalina „draugo registravimosi“ galimybę, tačiau sukelia dvi naujas problemas. Pirmoji yra praktinė: biometriniai skaitytuvai gali sunkiai atpažinti sausus, pažeistus ar nešvarius pirštų galiukus. Antroji yra teisinė ir rimtesnė: piršto atspaudas yra biometriniai duomenys – speciali asmens duomenų kategorija pagal BDAR 9 straipsnį. Jų tvarkymas darbo santykių kontekste paprastai reikalauja laisvai duoto darbuotojo sutikimo, o duomenų apsaugos institucijos visoje ES nuosekliai pabrėžia, kad priverstinis sutikimas („nėra piršto atspaudo – nėra darbo“) yra negaliojantis. Tai reiškia, kad visada turite pasiūlyti alternatyvą, pavyzdžiui, kortelę, ir iš tikrųjų leisti darbuotojams pasirinkti. Šiuo atveju puikiai tinka hibridiniai įrenginiai – pavyzdžiui, „CTR10“ yra variantų, kurie vienu metu palaiko kortelę, raktą-pakabuką, piršto atspaudą ir PIN kodą, todėl kiekvienas darbuotojas gali naudoti tą metodą, kuriam jis sutiko.

Rinkoje taip pat rasite įrenginius su veido atpažinimo funkcija. Techniniu požiūriu tai patogi, neliečiamoji galimybė, tačiau teisiškai jai taikomos lygiai tokios pačios taisyklės kaip ir pirštų atspaudams: savanoriškas sutikimas ir alternatyvus metodas. Įmonėms, neturinčioms teisinės pagalbos, paprastai nerekomenduojame biometrijos kaip vienintelio metodo – kortelės ir PIN kodo derinys be jokios rizikos patenkina 95 % poreikių.

Jūsų komandos dydis lemia reikalavimus

Registratorius, skirtas dešimties žmonių biurui, ir registratorius, skirtas trijų pamainų gamyklai su šimtu darbuotojų, yra visiškai skirtingi įrenginiai – ir ne tik kainos atžvilgiu.

Jei darbuotojų yra apie tuziną, pakanka paprasto RFID kortelių registratoriaus, pavyzdžiui, CTR10. Įrenginys įvykius saugo vidinėje atmintyje, o ataskaitos atsisiunčiamos per USB ir atidaromos skaičiuoklėje. Nereikia tinklo, serverio ar prenumeratos. Mikroverslui to visiškai pakanka – įdiegimas trunka apie penkiolika minučių, iš kurių dešimt skiriama kortelių priskyrimui vardams. CTR12 modelis turi didesnę atmintį, pritaikytą iki 1 000 darbuotojų, ir palaiko pirštų atspaudų atpažinimą.

Jei darbuotojų skaičius viršija 30–50, ataskaitų atsisiuntimas rankiniu būdu tampa varginantis, todėl į pagalbą ateina tinklo registratoriai. Tokie įrenginiai kaip „TimeLok-200“ prisijungia per „Wi-Fi“ arba kabelį ir leidžia valdyti lankomumą per naršyklę – personalo skyrius gali realiuoju laiku matyti, kas yra darbe, neišėjęs iš savo darbo vietos. Šios klasės įrenginiai palaiko iki tūkstančio darbuotojų, taigi jų pajėgumų užteks dar keleriems metams. Didesnėms pramoninėms vietovėms rinkitės variantą su atsargine baterija, pavyzdžiui, „TimeLok-300“ – be atsarginės baterijos rytinis elektros tiekimo nutraukimas reiškia duomenų trūkumą būtent tuo metu, kai visi atvyksta į darbą. Salėse, kuriose gausu metalo ir variklių, laidinis LAN ryšys yra tiesiog patikimesnis nei „Wi-Fi“; „TimeLok-400“ papildomai siūlo 4G ryšį.

„TimeLok“ serijai rekomenduojame „beepclock.com“ sistemą – lankomumo duomenys į ją patenka automatiškai, o ataskaitos, pataisymai ir tiesioginis vaizdas tvarkomi per naršyklę, nereikia nieko įdiegti į įmonės kompiuterius.

Atskiras aspektas: kelios vietos. Jei jūsų įmonė turi filialus, rinkitės registratorius, kurie perduoda duomenis į bendrą sistemą (TimeLok serijoje tai užtikrina WEB/P2P funkcija). Alternatyva – rankinis trijų miestų ataskaitų sujungimas į vieną skaičiuoklę – skamba nekaltai, tačiau po šešių mėnesių niekas neprisimins, kodėl bendros sumos nesutampa su darbo užmokesčio sąskaitomis.

Ataskaitos – visos šios veiklos esmė

Pats registratorius sudaro tik pusę sistemos. Kita pusė – tai, ką iš jo gaunate, o skirtumai tarp įrenginių yra dideli. Minimalūs lūkesčiai: kiekvieno darbuotojo atvykimų ir išvykimų sąrašas, valandų sumos per pasirinktą laikotarpį ir eksportavimas į failą (CSV arba XLS), kurį galima perduoti apskaitos skyriui arba importuoti į darbo užmokesčio skaičiavimo programinę įrangą. Geresni įrenginiai ir programos taip pat apskaičiuoja vėlavimus, ankstesnį išėjimą, viršvalandžius ir naktinį darbą.

Remiantis mūsų klientų aptarnavimo patirtimi: prieš pirkdami tiesiog peržiūrėkite pavyzdinę ataskaitą iš prietaiso, kurį ketinate įsigyti. Dešimt minučių, praleistų peržiūrint ekrano kopijas, sutaupys jums laiko, kad vėliau netektų sužinoti, jog „ataskaita“ yra neapdorotas įvykių žurnalas, iš kurio valandas turėsite apskaičiuoti patys.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar laiko registratoriui reikalinga prenumerata? Mūsų asortimente esantiems įrenginiams – ne. Juos įsigyjate vieną kartą, o pagrindinė ataskaitų rengimo programinė įranga yra įtraukta. Internetinės sistemos tinka tada, kai jums reikia daugiau: lankomumo peržiūros realiuoju laiku, kelių vietovių valdymo, patogių pataisymų. Tokiu atveju „TimeLok“ serijos įrenginiai puikiai dera su „beepclock.com“.

Kas atsitinka, jei darbuotojas pamiršta užregistruoti atvykimą? Administratorius gali rankiniu būdu pridėti arba pataisyti įrašą – ir kiekvienas toks pataisymas yra užregistruojamas. Tai dažna problema pirmosiomis savaitėmis po įdiegimo: žmonės pamiršta. Vienas dalykas padeda – nuoseklumas. Jei vadovas pirmąjį mėnesį primena darbuotojams apie atvykimo registravimą, įprotis įsitvirtina ir problema išnyksta.

Ar registratorius pakeičia darbo laiko apskaitos įrašus? Formaliai šie įrašai yra darbdavio saugomas dokumentas – registratorius teikia jam reikalingus duomenis. Praktikoje registratoriaus ataskaita, papildyta atostogų ir nedarbingumo duomenimis, tiesiog tampa ta apskaita. Atminkite jūsų šalyje nustatytą darbo dokumentacijos saugojimo laikotarpį.

O kaip su BDAR, kai naudojama įprasta kortelė? Vardui priskirtas kortelės numeris yra įprasti asmens duomenys – jokių specialių sutikimų nereikia; pakanka aprašyti duomenų tvarkymą jūsų įmonės BDAR dokumentacijoje ir informuoti darbuotojus. Specialiosios kategorijos režimas taikomas išimtinai biometriniams duomenims.

Nuo ko pradėti

Jei turėtume šį vadovą sutrumpinti iki trijų sakinių, jie būtų tokie. Mažai įmonei: RFID kortelių registratorius su USB ataskaitomis – mažiausia kaina, jokių teisinių komplikacijų, įdiegiamas per penkiolika minučių. Vidutinėms ar didesnėms įmonėms: tinklo įrenginys su prieiga per naršyklę ir galimybe eksportuoti duomenis į darbo užmokesčio skaičiavimo sistemą; pramoninėse vietovėse reikalaukite atsarginės baterijos ir laidinio ryšio. Biometrinius duomenis laikykite patogia papildoma funkcija, o ne pagrindu – visada turėkite alternatyvą ir darbuotojo savanorišką sutikimą.

Visus čia aprašytus įrenginių tipus rasite mūsų darbo laiko registratorių kategorijoje – o jei nesate tikri, kuris modelis tinka jūsų situacijai, parašykite arba paskambinkite mums. Jau daugelį metų parenkame registratorius įmonėms, ir paprastai pakanka trijų klausimų: kiek darbuotojų, kiek padalinių ir ar vietoje yra tinklas. Taip pat galite susidomėti mūsų ankstesniu straipsniu apie darbo laiko registravimo sistemų privalumus.