Πώς να επιλέξετε ένα σύστημα καταγραφής ωρών εργασίας και παρουσίας: ένας οδηγός για εταιρείες που έχουν βαρεθεί τους χάρτινους καταλόγους

Πριν από λίγο καιρό, η καταγραφή της παρουσίας στις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις γινόταν με τον ίδιο τρόπο: ένα σημειωματάριο στην είσοδο ή ένα φύλλο χαρτιού που υπέγραφαν όλοι. Λειτουργούσε — μέχρι που κάποιος έπρεπε να υπολογίσει τις υπερωρίες των τελευταίων τριών μηνών, να επιλύσει μια διαφωνία σχετικά με καθυστερήσεις στην άφιξη ή να προετοιμάσει τα απαραίτητα έγγραφα για μια επιθεώρηση εργασίας. Τότε αποδείχθηκε ότι οι μισές υπογραφές ήταν δυσανάγνωστες και ότι έλειπε μια σελίδα.

Ένα σύστημα καταγραφής χρόνου και παρουσίας λύνει πλήρως αυτό το πρόβλημα — και, αντίθετα με την κοινή πεποίθηση, δεν αποτελεί πλέον δαπάνη που προορίζεται μόνο για μεγάλες επιχειρήσεις. Οι πιο απλές συσκευές κοστίζουν όσο ένα καλό μηχανικό πληκτρολόγιο, ενώ η εγκατάστασή τους περιορίζεται στο να τις κρεμάσετε στον τοίχο και να τις συνδέσετε στο ρεύμα. Σε αυτόν τον οδηγό παρουσιάζουμε τις διαφορές μεταξύ των διαφόρων τύπων συσκευών καταγραφής, τι πρέπει να προσέξετε κατά την επιλογή μιας τέτοιας συσκευής και ποιες νομικές παγίδες περιμένουν τους εργοδότες που επιθυμούν να παρακολουθούν τον χρόνο εργασίας μέσω δακτυλικών αποτυπωμάτων.

Τι προβλέπει πραγματικά ο νόμος

Από την απόφαση του Ευρωπαϊκού Δικαστηρίου στην υπόθεση CCOO (C-55/18, 2019), η νομική κατάσταση σε ολόκληρη την ΕΕ είναι σαφής: τα κράτη μέλη πρέπει να απαιτούν από τους εργοδότες να χρησιμοποιούν ένα αντικειμενικό, αξιόπιστο και προσβάσιμο σύστημα μέτρησης του ημερήσιου χρόνου εργασίας. Οι εθνικές ρυθμίσεις διαφέρουν ως προς τις λεπτομέρειες — ορισμένες χώρες έχουν ήδη ενσωματώσει στη νομοθεσία ρητές υποχρεώσεις ηλεκτρονικής καταγραφής — αλλά η κατεύθυνση είναι παντού η ίδια: οι έντυποι κατάλογοι τείνουν να καταργηθούν.

Εξίσου σημαντική είναι η πτυχή της αποδεικτικής ισχύος. Σε μια διαφορά σχετικά με τις υπερωρίες, συνήθως ο εργοδότης είναι αυτός που πρέπει να αποδείξει πόσες ώρες εργάστηκαν πραγματικά. Τα δικαστήρια έχουν επανειλημμένα δώσει δίκιο στους εργαζομένους ακριβώς επειδή τα αρχεία της εταιρείας ήταν γεμάτα κενά. Μια ηλεκτρονική συσκευή καταγραφής που καταγράφει αυτόματα κάθε είσοδο και έξοδο αποτελεί το ισχυρότερο αποδεικτικό στοιχείο που μπορείτε να προσκομίσετε.

Ένα ακόμη πρακτικό ζήτημα για το οποίο ρωτούν συχνά οι πελάτες μας: το πέρασμα της κάρτας στην είσοδο θεωρείται ήδη «έναρξη εργασίας»; Αυτό εξαρτάται από τους εσωτερικούς κανονισμούς της επιχείρησής σας. Αξίζει να διευκρινίσετε στους κανόνες του χώρου εργασίας σας ότι η συσκευή καταγράφει την παρουσία, ενώ ο χρόνος εργασίας υπολογίζεται σύμφωνα με το πρόγραμμα — διαφορετικά, ένας εργαζόμενος που χτυπάει κάρτα 20 λεπτά νωρίτερα λόγω του δρομολογίου του λεωφορείου θα μπορούσε θεωρητικά να διεκδικήσει υπερωρίες.

Κάρτα, PIN ή δακτυλικό αποτύπωμα — πώς πρέπει να χρονομετρούνται οι εργαζόμενοι;

Αυτή είναι η πρώτη και πιο σημαντική απόφαση, καθώς καθορίζει τόσο την ευκολία χρήσης όσο και τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία.

Μια κάρτα RFID ή ένα μπρελόκ είναι μακράν η πιο δημοφιλής λύση και, κατά τη γνώμη μας, η ασφαλέστερη επιλογή για αρχή. Ο εργαζόμενος ακουμπά την κάρτα στον αναγνώστη, η συσκευή εκπέμπει ηχητικό σήμα, και τελείωσε. Η όλη διαδικασία διαρκεί λιγότερο από ένα δευτερόλεπτο, λειτουργεί ακόμα και με γάντια εργασίας και βρώμικα χέρια — κάτι που έχει μεγαλύτερη σημασία σε ένα χώρο παραγωγής από ό,τι ίσως νομίζετε. Οι κάρτες κοστίζουν ελάχιστα, ενώ σε περίπτωση απώλειας απλώς απενεργοποιούνται και αντικαθίστανται. Το μόνο πραγματικό μειονέκτημα: ένας συνάδελφος θα μπορούσε να χτυπήσει κάρτα με την κάρτα κάποιου άλλου. Στην πράξη, ο κίνδυνος περιορίζεται τοποθετώντας τη συσκευή καταγραφής σε εμφανές σημείο και αναφέροντας σαφώς στους κανόνες του χώρου εργασίας ότι η χρήση της κάρτας κάποιου άλλου αποτελεί σοβαρή παραβίαση των καθηκόντων.

Ένας κωδικός PIN συνήθως συμπληρώνει την κάρτα — οι περισσότερες συσκευές καταγραφής υποστηρίζουν και τις δύο μεθόδους παράλληλα. Λειτουργεί καλά ως «σωσίβιο» όταν κάποιος ξεχάσει την κάρτα του: η ημέρα δεν «εξαφανίζεται» από τα αρχεία και το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού δεν χρειάζεται να εμπλακεί.

Το δακτυλικό αποτύπωμα εξαλείφει την πρακτική της «χτυπηματοδότησης από φίλο», αλλά δημιουργεί δύο νέα προβλήματα. Το πρώτο είναι πρακτικό: οι βιομετρικοί αναγνώστες μπορεί να αντιμετωπίζουν δυσκολίες με ξηρά, κατεστραμμένα ή βρώμικα δάκτυλα. Το δεύτερο είναι νομικό και πιο σοβαρό: το δακτυλικό αποτύπωμα αποτελεί βιομετρικό δεδομένο — μια ειδική κατηγορία προσωπικών δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 9 του ΓΚΠΔ. Η επεξεργασία του σε εργασιακό πλαίσιο απαιτεί γενικά την ελεύθερα δοθείσα συγκατάθεση του εργαζομένου, και οι αρχές προστασίας δεδομένων σε ολόκληρη την ΕΕ τονίζουν με συνέπεια ότι η αναγκαστική συγκατάθεση («χωρίς σάρωση δακτυλικού αποτυπώματος, δεν υπάρχει εργασία») είναι άκυρη. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει πάντα να παρέχετε μια εναλλακτική λύση, όπως μια κάρτα, και να αφήνετε πραγματικά τους εργαζομένους να επιλέξουν. Οι υβριδικές συσκευές λειτουργούν καλά σε αυτή την περίπτωση — το CTR10, για παράδειγμα, διατίθεται σε εκδόσεις που υποστηρίζουν παράλληλα κάρτα, μπρελόκ, δακτυλικό αποτύπωμα και PIN, ώστε κάθε εργαζόμενος να μπορεί να χρησιμοποιεί τη μέθοδο που έχει επιλέξει.

Στην αγορά θα βρείτε επίσης συσκευές καταγραφής με αναγνώριση προσώπου. Από τεχνική άποψη, αποτελεί μια βολική επιλογή χωρίς επαφή, αλλά από νομική άποψη ισχύουν ακριβώς οι ίδιοι κανόνες όπως και για τα δακτυλικά αποτυπώματα: εθελοντική συγκατάθεση και εναλλακτική μέθοδος. Για εταιρείες που δεν διαθέτουν νομική υποστήριξη, συνήθως δεν συνιστούμε τη βιομετρία ως μοναδική μέθοδο — ο συνδυασμός κάρτας και PIN καλύπτει το 95% των αναγκών χωρίς κανένα κίνδυνο.

Το μέγεθος της ομάδας σας επηρεάζει τις απαιτήσεις

Μια συσκευή καταγραφής για ένα γραφείο δέκα ατόμων και μια για ένα εργοστάσιο τριών βάρδιων με εκατό εργαζόμενους είναι εντελώς διαφορετικές συσκευές — και όχι μόνο ως προς την τιμή.

Με περίπου δώδεκα υπαλλήλους, αρκεί μια απλή συσκευή καταγραφής καρτών RFID, όπως η CTR10. Η συσκευή αποθηκεύει τα συμβάντα στην εσωτερική της μνήμη, ενώ οι αναφορές μεταφορτώνονται μέσω USB και ανοίγονται σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Χωρίς δίκτυο, χωρίς διακομιστή, χωρίς συνδρομή. Για μια πολύ μικρή επιχείρηση αυτό είναι απολύτως επαρκές — η εγκατάσταση διαρκεί περίπου δεκαπέντε λεπτά, δέκα από τα οποία αφιερώνονται στην αντιστοίχιση καρτών με ονόματα. Το CTR12 προσθέτει μνήμη για έως και 1.000 υπαλλήλους και υποστήριξη δακτυλικών αποτυπωμάτων.

Για επιχειρήσεις με πάνω από 30–50 άτομα, η χειροκίνητη λήψη αναφορών γίνεται κουραστική και τότε μπαίνουν στο προσκήνιο οι καταγραφείς δικτύου. Συσκευές όπως το TimeLok-200 συνδέονται μέσω Wi-Fi ή καλωδίου και σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε την παρουσία από έναν περιηγητή — το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού βλέπει ποιος είναι παρών, σε πραγματικό χρόνο, χωρίς να φύγει από το γραφείο του. Αυτή η κατηγορία συσκευών υποστηρίζει έως και χίλιους υπαλλήλους, οπότε υπάρχει περιθώριο επέκτασης για πολλά χρόνια. Για μεγαλύτερες βιομηχανικές εγκαταστάσεις, επιλέξτε μια παραλλαγή με εφεδρική μπαταρία, όπως το TimeLok-300 — χωρίς εφεδρική μπαταρία, μια διακοπή ρεύματος το πρωί σημαίνει κενό στα αρχεία ακριβώς τη στιγμή που όλοι φτάνουν στη δουλειά. Σε χώρους γεμάτους μέταλλα και κινητήρες, μια ενσύρματη σύνδεση LAN είναι απλά πιο αξιόπιστη από το Wi-Fi· το TimeLok-400 προσφέρει επιπλέον συνδεσιμότητα 4G.

Για τη σειρά TimeLok συνιστούμε το σύστημα beepclock.com — τα δεδομένα παρουσίας μεταφέρονται σε αυτό αυτόματα, ενώ οι αναφορές, οι διορθώσεις και η ζωντανή προβολή διαχειρίζονται από τον περιηγητή, χωρίς να απαιτείται εγκατάσταση σε υπολογιστές της εταιρείας.

Μια ξεχωριστή παράμετρος: οι πολλαπλές τοποθεσίες. Εάν η εταιρεία σας διαθέτει υποκαταστήματα, επιλέξτε συσκευές καταγραφής που αναφέρουν τα δεδομένα σε ένα κοινό σύστημα (στη σειρά TimeLok, αυτό το χειρίζεται η λειτουργία WEB/P2P). Η εναλλακτική λύση — η χειροκίνητη συγχώνευση αναφορών από τρεις πόλεις σε ένα υπολογιστικό φύλλο — ακούγεται ακίνδυνη, αλλά μετά από έξι μήνες κανείς δεν θυμάται γιατί τα σύνολα δεν ταιριάζουν με τη μισθοδοσία.

Αναφορές — ο λόγος ύπαρξης του συστήματος

Η ίδια η συσκευή καταγραφής αποτελεί το μισό του συστήματος. Το άλλο μισό είναι αυτό που αποκομίζετε από αυτήν, και οι διαφορές μεταξύ των συσκευών είναι σημαντικές. Το ελάχιστο που πρέπει να περιμένετε: μια λίστα εισόδων και εξόδων ανά υπάλληλο, συνολικά ωράρια για μια επιλεγμένη περίοδο και εξαγωγή σε αρχείο (CSV ή XLS) που μπορεί να παραδοθεί στο λογιστήριο ή να εισαχθεί σε λογισμικό μισθοδοσίας. Οι καλύτερες συσκευές και εφαρμογές υπολογίζουν επίσης τις καθυστερημένες αφίξεις, τις πρόωρες αναχωρήσεις, τις υπερωρίες και τη νυχτερινή εργασία.

Από την εμπειρία μας στην εξυπηρέτηση πελατών: πριν από την αγορά, απλώς ρίξτε μια ματιά σε ένα δείγμα αναφοράς από τη συσκευή που σκέφτεστε να αγοράσετε. Δέκα λεπτά εξέτασης των στιγμιότυπων οθόνης σας γλιτώνουν από το να ανακαλύψετε αργότερα ότι η «αναφορά» είναι ένα ακατέργαστο αρχείο καταγραφής συμβάντων από το οποίο πρέπει να υπολογίσετε τις ώρες μόνοι σας.

Ερωτήσεις που ακούμε πιο συχνά

Απαιτείται συνδρομή για μια συσκευή καταγραφής χρόνου; Για τις συσκευές της γκάμας μας — όχι. Τις αγοράζετε μία φορά και το βασικό λογισμικό αναφορών περιλαμβάνεται. Τα διαδικτυακά συστήματα έχουν νόημα όταν χρειάζεστε περισσότερα: ζωντανή προβολή παρουσίας, πολλαπλές τοποθεσίες, εύκολες διορθώσεις. Σε αυτή την περίπτωση, η σειρά TimeLok συνδυάζεται καλά με το beepclock.com.

Τι συμβαίνει όταν ένας υπάλληλος ξεχάσει να χτυπήσει κάρτα; Ένας διαχειριστής μπορεί να προσθέσει ή να διορθώσει ένα συμβάν χειροκίνητα — και κάθε τέτοια διόρθωση καταγράφεται. Αυτό είναι ένα συνηθισμένο φαινόμενο τις πρώτες εβδομάδες μετά την εγκατάσταση: οι άνθρωποι ξεχνούν. Ένα πράγμα βοηθά — η συνέπεια. Όταν ο διευθυντής υπενθυμίζει στους υπαλλήλους να χτυπούν κάρτα κατά τον πρώτο μήνα, η συνήθεια εδραιώνεται και το πρόβλημα εξαφανίζεται.

Η συσκευή καταγραφής αντικαθιστά τα αρχεία καταγραφής του χρόνου εργασίας; Τυπικά, τα αρχεία αυτά αποτελούν έγγραφο που τηρεί ο εργοδότης — η συσκευή καταγραφής παρέχει τα δεδομένα για αυτό. Στην πράξη, η αναφορά από τη συσκευή καταγραφής, συμπληρωμένη με τις αργίες και τις αναρρωτικές άδειες, γίνεται απλά τα αρχεία αυτά. Να θυμάστε την περίοδο διατήρησης των εγγράφων απασχόλησης που απαιτείται στη χώρα σας.

Τι ισχύει για τον ΓΚΠΔ (GDPR) με μια απλή κάρτα; Ένας αριθμός κάρτας που αντιστοιχεί σε ένα όνομα αποτελεί απλά προσωπικά δεδομένα — δεν απαιτούνται ειδικές συγκαταθέσεις· αρκεί να καλύψετε την επεξεργασία στα έγγραφα της εταιρείας σας σχετικά με τον ΓΚΠΔ και να ενημερώσετε τους υπαλλήλους. Το καθεστώς ειδικής κατηγορίας ισχύει αποκλειστικά για τα βιομετρικά στοιχεία.

Από πού να ξεκινήσετε

Αν έπρεπε να συνοψίσουμε αυτόν τον οδηγό σε τρεις προτάσεις, αυτές θα ήταν οι εξής. Για μια μικρή επιχείρηση: ένας καταγραφέας καρτών RFID με αναφορές μέσω USB — χαμηλότερο κόστος, μηδενικές νομικές επιπλοκές, εγκατάσταση σε δεκαπέντε λεπτά. Για μια μεσαία ή μεγαλύτερη εταιρεία: μια συσκευή δικτύου με πρόσβαση μέσω προγράμματος περιήγησης και δυνατότητα εξαγωγής στοιχείων μισθοδοσίας· σε βιομηχανικούς χώρους, επιμείνετε να διαθέτει εφεδρική μπαταρία και ενσύρματη σύνδεση. Αντιμετωπίστε τα βιομετρικά στοιχεία ως ένα βολικό επιπλέον χαρακτηριστικό, όχι ως βάση — πάντα με μια εναλλακτική λύση και την εθελοντική συγκατάθεση του υπαλλήλου.

Θα βρείτε όλους τους τύπους συσκευών που περιγράφονται εδώ στην κατηγορία μας για συσκευές καταγραφής χρόνου εργασίας — και αν δεν είστε σίγουροι ποιο μοντέλο ταιριάζει στην περίπτωσή σας, γράψτε μας ή καλέστε μας. Εδώ και χρόνια προτείνουμε συσκευές καταγραφής σε εταιρείες, και συνήθως αρκούν τρεις ερωτήσεις: πόσοι υπάλληλοι, πόσες εγκαταστάσεις και αν υπάρχει δίκτυο στις εγκαταστάσεις. Μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρει το προηγούμενο άρθρο μας σχετικά με τα οφέλη των συστημάτων καταγραφής χρόνου εργασίας.