So wählen Sie ein Zeiterfassungssystem aus: Ein Leitfaden für Unternehmen, die genug von Papierlisten haben

Noch vor nicht allzu langer Zeit sah die Anwesenheitserfassung in den meisten kleinen Unternehmen immer gleich aus: ein Notizbuch am Eingang oder ein Blatt Papier, auf dem sich alle eintrugen. Das funktionierte – bis jemand die Überstunden der letzten drei Monate zusammenrechnen, einen Streit über verspätetes Erscheinen klären oder Unterlagen für eine Arbeitsaufsichtsbehörde vorbereiten musste. Dann stellte sich heraus, dass die Hälfte der Unterschriften unleserlich war und eine Seite fehlte.

Ein Zeiterfassungsgerät löst dieses Problem vollständig – und ist entgegen der landläufigen Meinung längst keine Ausgabe mehr, die nur großen Betrieben vorbehalten ist. Die einfachsten Geräte kosten etwa so viel wie eine gute mechanische Tastatur, und die Installation beschränkt sich darauf, sie an die Wand zu hängen und den Stecker in die Steckdose zu stecken. In diesem Leitfaden zeigen wir, wie sich die verschiedenen Arten von Zeiterfassungsgeräten unterscheiden, worauf man bei der Auswahl achten sollte und welche rechtlichen Fallstricke auf Arbeitgeber warten, die die Arbeitszeit per Fingerabdruck erfassen möchten.

Was das Gesetz tatsächlich besagt

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Fall CCOO (C-55/18, 2019) ist die Rechtslage in der gesamten EU eindeutig: Die Mitgliedstaaten müssen von Arbeitgebern verlangen, ein objektives, zuverlässiges und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit zu betreiben. Die nationalen Vorschriften unterscheiden sich im Detail – einige Länder haben bereits ausdrückliche Verpflichtungen zur elektronischen Erfassung gesetzlich verankert –, doch die Richtung ist überall dieselbe: Papierlisten gehören der Vergangenheit an.

Ebenso wichtig ist der Beweisaspekt. Bei einem Streit um Überstunden muss in der Regel der Arbeitgeber nachweisen, wie viele Stunden tatsächlich gearbeitet wurden. Gerichte haben wiederholt zugunsten der Arbeitnehmer entschieden, gerade weil die Aufzeichnungen des Unternehmens lückenhaft waren. Ein elektronisches Erfassungsgerät, das jeden Ein- und Ausgang automatisch protokolliert, ist der stärkste Beweis, den Sie vorlegen können.

Ein weiterer praktischer Punkt, nach dem unsere Kunden regelmäßig fragen: Gilt das Durchziehen der Karte am Eingang bereits als „Arbeitsbeginn“? Das hängt von Ihren internen Regelungen ab. Es lohnt sich, in Ihren Betriebsregeln festzuhalten, dass das Zeiterfassungsgerät die Anwesenheit dokumentiert, während die Arbeitszeit gemäß dem Dienstplan berechnet wird – andernfalls könnte ein Mitarbeiter, der aufgrund des Busfahrplans 20 Minuten früher eincheckt, theoretisch Überstunden geltend machen.

Karte, PIN oder Fingerabdruck – wie sollen Mitarbeiter einchecken?

Dies ist die erste und wichtigste Entscheidung, da sie sowohl den Komfort als auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bestimmt.

Eine RFID-Karte oder ein Schlüsselanhänger ist bei weitem die beliebteste Lösung und unserer Ansicht nach die sicherste Wahl für den Einstieg. Der Mitarbeiter hält die Karte an das Lesegerät, das Gerät piept, fertig. Das Ganze dauert weniger als eine Sekunde, funktioniert auch mit Arbeitshandschuhen und schmutzigen Händen – was in der Produktion wichtiger ist, als man vielleicht denkt. Karten kosten wenig, und eine verlorene Karte wird einfach deaktiviert und ersetzt. Der einzige wirkliche Schwachpunkt: Ein Kollege könnte sich mit der Karte eines anderen einstempeln. In der Praxis lässt sich dieses Risiko begrenzen, indem das Erfassungsgerät an einer gut sichtbaren Stelle angebracht wird und in den Arbeitsvorschriften klar festgelegt wird, dass das Einstempeln für jemand anderen einen schwerwiegenden Pflichtverstoß darstellt.

Ein PIN-Code ergänzt in der Regel die Karte – die meisten Erfassungsgeräte unterstützen beide Methoden parallel. Er dient als gute Notlösung, wenn jemand seine Karte vergisst: Der Tag „verschwindet“ nicht aus den Aufzeichnungen, und die Personalabteilung muss nicht eingeschaltet werden.

Ein Fingerabdruck verhindert zwar das „Buddy Punching“, bringt jedoch zwei neue Probleme mit sich. Das erste ist praktischer Natur: Biometrische Lesegeräte können bei trockenen, beschädigten oder verschmutzten Fingerspitzen Schwierigkeiten haben. Das zweite ist rechtlicher Natur und schwerwiegender: Ein Fingerabdruck ist eine biometrische Angabe – eine besondere Kategorie personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 der DSGVO. Die Verarbeitung dieser Daten im Beschäftigungskontext erfordert in der Regel die freiwillig erteilte Einwilligung des Mitarbeiters, und Datenschutzbehörden in der gesamten EU betonen einheitlich, dass eine erzwungene Einwilligung („kein Fingerabdruckscan, keine Arbeit“) ungültig ist. Das bedeutet, dass Sie stets eine Alternative anbieten müssen, beispielsweise eine Karte, und den Mitarbeitern eine echte Wahlmöglichkeit lassen müssen. Hybridgeräte eignen sich hierfür gut – das CTR10 ist beispielsweise in Varianten erhältlich, die Karte, Schlüsselanhänger, Fingerabdruck und PIN parallel unterstützen, sodass jeder Mitarbeiter die Methode nutzen kann, der er zugestimmt hat.

Auf dem Markt sind auch Erfassungsgeräte mit Gesichtserkennung erhältlich. Technisch gesehen ist dies eine bequeme, berührungslose Option, rechtlich gelten jedoch genau dieselben Regeln wie bei Fingerabdrücken: freiwillige Einwilligung und eine alternative Methode. Unternehmen ohne rechtliche Unterstützung raten wir in der Regel davon ab, Biometrie als einzige Methode einzusetzen – die Kombination aus Karte und PIN deckt 95 % des Bedarfs ohne Risiko ab.

Die Größe Ihres Teams bestimmt die Anforderungen

Ein Zeiterfassungsgerät für ein Büro mit zehn Mitarbeitern und eines für ein Werk mit drei Schichten und hundert Mitarbeitern sind völlig unterschiedliche Geräte – und das nicht nur preislich.

Bei etwa einem Dutzend Mitarbeitern reicht ein einfacher RFID-Kartenleser wie der CTR10 aus. Das Gerät speichert Ereignisse in seinem internen Speicher, und Berichte werden über USB heruntergeladen und in einer Tabellenkalkulation geöffnet. Kein Netzwerk, kein Server, kein Abonnement. Für ein Kleinstunternehmen ist dies völlig ausreichend – die Inbetriebnahme dauert etwa fünfzehn Minuten, von denen zehn Minuten für die Zuordnung der Karten zu den Namen aufgewendet werden. Der CTR12 bietet zusätzlichen Speicherplatz für bis zu 1.000 Mitarbeiter und unterstützt die Erfassung per Fingerabdruck.

Ab 30–50 Mitarbeitern wird das manuelle Herunterladen von Berichten mühsam, und hier kommen Netzwerk-Zeiterfassungsgeräte ins Spiel. Geräte wie der TimeLok-200 lassen sich über WLAN oder Kabel verbinden und ermöglichen die Verwaltung der Anwesenheit über einen Browser – die Personalabteilung sieht in Echtzeit, wer anwesend ist, ohne den Schreibtisch verlassen zu müssen. Geräte dieser Klasse unterstützen bis zu tausend Mitarbeiter, sodass für Jahre Skalierungsreserven vorhanden sind. Für größere Industriestandorte empfiehlt sich eine Variante mit Notstromversorgung wie der TimeLok-300 – ohne Notstromversorgung bedeutet ein Stromausfall am Morgen eine Lücke in den Aufzeichnungen, genau dann, wenn alle zur Arbeit kommen. In Hallen voller Metall und Motoren ist eine kabelgebundene LAN-Verbindung einfach zuverlässiger als WLAN; das TimeLok-400 bietet zusätzlich 4G-Konnektivität.

Für die TimeLok-Serie empfehlen wir das System von beepclock.com – die Anwesenheitsdaten werden automatisch dorthin übertragen, und Berichte, Korrekturen sowie die Live-Ansicht werden über den Browser verwaltet, ohne dass etwas auf den Firmencomputern installiert werden muss.

Ein weiterer zu berücksichtigender Aspekt: mehrere Standorte. Wenn Ihr Unternehmen Niederlassungen hat, wählen Sie Erfassungsgeräte, die an ein gemeinsames System berichten (in der TimeLok-Serie übernimmt dies die WEB/P2P-Funktion). Die Alternative – das manuelle Zusammenführen von Berichten aus drei Städten in einer Tabellenkalkulation – klingt harmlos, aber nach sechs Monaten weiß niemand mehr, warum die Summen nicht mit der Gehaltsabrechnung übereinstimmen.

Berichte – der eigentliche Sinn der Sache

Der Erfassungsgerät selbst ist nur die Hälfte des Systems. Die andere Hälfte ist das, was Sie daraus gewinnen, und die Unterschiede zwischen den Geräten sind beträchtlich. Das Minimum, das Sie erwarten sollten: eine Liste der Ein- und Ausgänge pro Mitarbeiter, Stundensummen für einen ausgewählten Zeitraum und der Export in eine Datei (CSV oder XLS), die an die Buchhaltung weitergeleitet oder in eine Lohnabrechnungssoftware importiert werden kann. Bessere Geräte und Anwendungen berechnen zudem verspätete Ankünfte, vorzeitige Abgänge, Überstunden und Nachtarbeit.

Aus unserer Erfahrung im Kundenservice: Schauen Sie sich vor dem Kauf einfach einen Beispielbericht des Geräts an, das Sie in Betracht ziehen. Zehn Minuten, in denen Sie sich Screenshots ansehen, ersparen Ihnen die spätere Erkenntnis, dass der „Bericht“ ein rohes Ereignisprotokoll ist, aus dem Sie die Stunden selbst berechnen müssen.

Die häufigsten Fragen

Benötigt ein Zeiterfassungsgerät ein Abonnement? Die Geräte in unserem Sortiment – nein. Sie kaufen sie einmal, und die Basis-Auswertungssoftware ist im Lieferumfang enthalten. Online-Systeme sind sinnvoll, wenn Sie mehr benötigen: Live-Anwesenheitsübersicht, mehrere Standorte, bequeme Korrekturen. In diesem Fall lässt sich die TimeLok-Serie gut mit beepclock.com kombinieren.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich einzustempeln? Ein Administrator kann ein Ereignis manuell hinzufügen oder korrigieren – und jede solche Korrektur wird protokolliert. Das ist ein häufiges Thema in den ersten Wochen nach der Einführung: Die Leute vergessen es. Eine Sache hilft dabei – Konsequenz. Wenn der Vorgesetzte die Mitarbeiter im ersten Monat daran erinnert, sich einzustempeln, bleibt die Gewohnheit bestehen und das Problem verschwindet.

Ersetzt das Erfassungsgerät die Arbeitszeitaufzeichnungen? Formal gesehen sind die Aufzeichnungen ein vom Arbeitgeber geführtes Dokument – das Erfassungsgerät liefert die Daten dafür. In der Praxis wird der Bericht des Erfassungsgeräts, ergänzt um Urlaubstage und Krankmeldungen, einfach zu den Arbeitszeitaufzeichnungen. Beachten Sie die in Ihrem Land vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Beschäftigungsunterlagen.

Wie verhält es sich mit der DSGVO bei einer gewöhnlichen Karte? Eine einem Namen zugeordnete Kartennummer ist eine gewöhnliche personenbezogene Angabe – es sind keine besonderen Einwilligungen erforderlich; es reicht aus, die Verarbeitung in der DSGVO-Dokumentation Ihres Unternehmens zu regeln und die Mitarbeiter zu informieren. Die Regelung für besondere Datenkategorien gilt ausschließlich für biometrische Daten.

Wo soll man anfangen?

Wenn wir diesen Leitfaden auf drei Sätze zusammenfassen müssten, wären es diese. Für ein kleines Unternehmen: ein RFID-Kartenlesegerät mit USB-Berichten – geringste Kosten, keine rechtlichen Komplikationen, in fünfzehn Minuten einsatzbereit. Für ein mittleres oder größeres Unternehmen: ein Netzwerkgerät mit Browserzugriff und Export in die Lohnabrechnung; an Industriestandorten sollten Sie auf eine Pufferbatterie und eine kabelgebundene Verbindung bestehen. Behandeln Sie biometrische Daten als praktisches Extra, nicht als Grundlage – immer mit einer Alternative und der freiwilligen Einwilligung der Mitarbeiter.

Alle hier beschriebenen Gerätetypen finden Sie in unserer Kategorie „Arbeitszeiterfassungsgeräte“ – und wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Modell zu Ihrer Situation passt, schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an. Wir passen seit Jahren Zeiterfassungsgeräte an die Bedürfnisse von Unternehmen an, und drei Fragen reichen in der Regel aus: Wie viele Mitarbeiter, wie viele Standorte und gibt es vor Ort ein Netzwerk? Vielleicht interessiert Sie auch unser früherer Artikel über die Vorteile von Zeiterfassungssystemen.