De fiscale kassa is een van de belangrijkste apparaten in het verkooppunt. Voor veel ondernemers, vooral degenen die zich bezighouden met handel of dienstverlening, is het een onmisbaar hulpmiddel voor een goede registratie van verkopen en afrekeningen met de belastingdienst. Het kasregister zelf is echter nog maar het begin – er zijn veel accessoires die de bediening efficiënter maken en het werken ermee makkelijker. Wat zijn hiervan de belangrijkste? Dit leer je in ons artikel.
Wat is een fiscaal kasregister?
Een fiscaal kasregister is een elektronisch apparaat dat wordt gebruikt om de verkoop van goederen of diensten te registreren en te documenteren. Het belangrijkste doel is om een nauwkeurige registratie van de omzet en het bedrag aan verschuldigde belasting mogelijk te maken, wat indirect van invloed is op de juiste belastingafrekening van de ondernemer.
Belangrijkste kenmerken van kasregisters
- Verkoopregistratie: De fiscale kassa registreert elke verkooptransactie, zodat de ondernemer zijn omzet nauwkeurig kan bijhouden.
- Kassabon afdrukken: Na elke transactie drukt het kasregister een kassabon af, een document dat de verkoop bevestigt en de basis vormt voor eventuele klachten of retourzendingen.
- Gegevensbeveiliging: De fiscale kassa’s zijn beschermd tegen ongeautoriseerde toegang, waardoor de integriteit en veiligheid van opgeslagen gegevens wordt gewaarborgd.
- Naleving van regelgeving: Het gebruik van fiscale kassa’s is in veel landen bij wet geregeld. In Polen is het bijvoorbeeld verplicht om kassa’s te gebruiken in de meeste soorten bedrijven, vooral als de omzet van de ondernemer een bepaalde drempel overschrijdt.
Een fiscaal kasregister is niet alleen een hulpmiddel om de verkoop nauwkeurig bij te houden, maar ook een belangrijk element in het opbouwen van vertrouwen bij klanten. Het maakt transparantie en eerlijkheid van transacties mogelijk, wat zich vertaalt in een positief beeld van het bedrijf in de ogen van de consument.
Waar te beginnen, dat wil zeggen, zonder wat we niet zullen beginnen met de fiscale kassa
Als we met een fiscale kassa willen gaan werken, moeten we nadenken over de belangrijkste accessoire, zonder welke onze kassa niet kan functioneren. Aangezien het hoofddoel van een fiscaal kasregister het registreren van verkopen is, en dus het afdrukken van bonnetjes, is het noodzakelijk om het apparaat te voorzien van verbruiksartikelen, zoals thermisch papier.
Wat is thermisch papier
Thermisch papier is een speciaal soort papier dat van kleur verandert wanneer het aan hitte wordt blootgesteld, in plaats van inkt of inkt. In een kasregister genereert de printkop warmte waar de letters of cijfers moeten verschijnen, waardoor het papier van kleur verandert en de gewenste afbeelding of tekst wordt “afgedrukt”. En het aankoopbewijs, de kassabon, wordt afgedrukt op thermisch papier.
Waarom is het ontvangstbewijs zo belangrijk?
Directe communicatie met de klant: De eerste en belangrijkste reden is dat kwitanties het belangrijkste communicatiemiddel met de klant zijn na een transactie. Ze bevestigen de aankoop, de prijs en bevatten andere belangrijke informatie, zoals de aankoopdatum en winkelgegevens.
Basis voor klachten: De kassabon, afgedrukt op thermisch papier, is de basis voor eventuele klachten of retourzendingen. Zonder dit kan de klant problemen hebben om de aankoop te bewijzen.
Registratie van verkopen: Voor de ondernemer is de kassabon niet alleen een bevestiging van de verkoop aan de klant, maar ook een belangrijk document voor het vastleggen van de verkoop.
Kassa-accessoires ter ondersteuning van de verkoop
Een fiscaal kasregister is een verplicht hulpmiddel voor het dagelijkse werk op elke plek waar producten worden verkocht of verschillende diensten worden aangeboden. Er zijn een aantal handige accessoires die het dagelijkse werk met het fiscale apparaat ondersteunen, zodat het gemakkelijker en comfortabeler wordt.
Kassalade
De kassalade is een van de belangrijkste kassa-accessoires om de verkoop te vergemakkelijken.
De kassalade is ontworpen voor het veilig opbergen van contant geld. Binnenin verbergt het een praktische geld organizer, met compartimenten voor verschillende coupures van munten en bankbiljetten. De vakken voor bankbiljetten hebben bovendien vergrendelingen met veermechanisme om papiergeld vast te zetten. De spaarpot in deze vorm helpt om alles op orde te houden en tijd te besparen, en is ook van invloed op het gemak bij het innemen van geld en het teruggeven van wisselgeld.
De geldlade kan op drie manieren worden geopend. Met een speciale sleutel van het slot, die beschermt tegen onbevoegde toegang, in noodgevallen met een hendel die zich meestal aan de onderkant van het apparaat bevindt, en elektronisch. Als de kassalade goed is aangesloten op het fiscale kasregister via een RJ12-kabel, kan de kassalade worden geopend vanaf het fiscale apparaat. Nadat je een specifieke toets hebt geprogrammeerd, hoef je er alleen maar op te drukken en onze kassalade gaat vanzelf open. Deze oplossing beïnvloedt het gemak en de efficiëntie van het werk.
De kassalades zijn gemaakt van sterk staal en zijn niet alleen duurzaam en veerkrachtig, maar garanderen vooral de veiligheid van het geld dat erin is opgeborgen. Daarnaast kunnen er speciale montagebeugels worden gekocht voor kassalades, waarmee het apparaat eenvoudig onder het aanrecht kan worden geïnstalleerd. Dit is van invloed op de ruimtebesparing, de esthetiek van de omgeving en de veiligheid doordat de kassalade verborgen is.
Sommige lade-modellen hebben een vervangbare geldlade, zodat als de geldcassette beschadigd of versleten is, de geldlade zelf kan worden gekocht, zodat niet de hele lade hoeft te worden aangeschaft.
Betaalterminal
Een betaalterminal is een elektronisch apparaat dat wordt gebruikt om betalingstransacties te verwerken met betaalkaarten, contactloze kaarten en, in toenemende mate, mobiele betalingen met smartphones. Het fungeert als een interactiepunt tussen het betalingssysteem en de bankrekening van de klant.
In het digitale tijdperk worden mobiele transacties steeds populairder. Steeds meer mensen betalen niet meer contant, maar kiezen voor het gemak van betalen met een betaalkaart. Om klanten in staat te stellen mobiele betalingen uit te voeren, moet elke winkel of dienstverlener zichzelf uitrusten met een betaalterminal.
Hoe werkt een betaalterminal? Nadat een aankoop is gedaan, berekent de kassa het uiteindelijke bedrag dat moet worden betaald. Vervolgens wordt dit bedrag met behulp van een geïntegreerd systeem of door het bedrag handmatig in te voeren, overgebracht naar de betaalterminal. De klant doet de betaling door de betaalkaart te benaderen of in de terminal te steken. De terminal leest de informatie van de magneetstrip, de chip van de kaart of, in het geval van contactloze betalingen, van de NFC-technologie (near field communication). Na deze stap stuurt het apparaat een autorisatieverzoek naar de bank van de klant via een internetverbinding of telefoonlijn. Dit verzoek bevat informatie over het kaartnummer, de vervaldatum, de CVV-code en het bedrag van de transactie. In het geval van chipkaarten kan de klant worden gevraagd een pincode in te voeren. Als gevolg hiervan controleert de bank van de klant de beschikbaarheid van fondsen op de rekening en eventuele andere veiligheidsfactoren, zoals bestedingslimieten. Na verificatie beslist de bank of ze de transactie autoriseert. Als de transactie wordt geaccepteerd, geeft de terminal een bericht van succesvolle autorisatie weer en wordt het bedrag gereserveerd op de rekening van de klant. Als de transactie wordt geweigerd, informeert de terminal de verkoper en de klant. Nadat de betaling succesvol is verwerkt, drukt de terminal een ontvangstbewijs af dat de transactie bevestigt. Deze kwitantie wordt afgegeven aan de klant als bewijs van de gedane betaling.
Barcodescanner
Een barcodescanner is een elektronisch apparaat dat wordt gebruikt om de informatie in barcodes te lezen en te interpreteren. Deze codes zijn grafische weergaven van gegevens, meestal over producten, die gecodeerd zijn in de vorm van verticale lijnen met verschillende breedtes en afstanden ertussen.
Het belangrijkste doel van een barcodescanner in de context van het werken met een kassa is het snel en nauwkeurig identificeren van een product. Nadat de barcode van een product is gescand, raadpleegt de kassa de database om de juiste prijs, productnaam en andere gerelateerde informatie te vinden.
Met een barcodescanner wordt het verkoopproces geautomatiseerd. In plaats van handmatig informatie over elk product in te voeren, hoeft de verkoper alleen maar de code te scannen en de kassa voegt het product automatisch toe aan de kassabon. Handmatige invoer van productgegevens kan leiden tot fouten, zoals een onjuiste prijs of hoeveelheid. Barcodescanners minimaliseren dit risico door de nauwkeurigheid en consistentie van gegevens te garanderen.
Een barcodescanner is een onmisbaar hulpmiddel in moderne verkooppunten. In combinatie met een kassa zorgt het voor een snelle, efficiënte en nauwkeurige verwerking van transacties, terwijl het de winkelervaring van de klant en de operationele efficiëntie van de winkel verbetert. Het is al op veel plaatsen een standaard geworden, waardoor het werk van verkopers aanzienlijk wordt versneld en gestroomlijnd en de klanttevredenheid over hun aankopen toeneemt.
Vrijstaand display voor kassa
Standaardkassa’s zijn meestal uitgerust met een klein elektronisch display waarop alleen de prijs wordt weergegeven. Het kleine formaat kan lastig zijn voor klanten die graag de prijzen willen zien van de producten die ze kopen, evenals de uiteindelijke prijs die ze moeten betalen. Op het kleine scherm van een fiscaal apparaat hebben klanten vaak moeite om de weergegeven waarde te zien. Om het comfort en de tevredenheid van onze klanten te verhogen, is het in dergelijke gevallen de moeite waard om je kassa uit te rusten met een vrijstaand display voor de fiscale kassa.
Vrijstaande displays hebben de vorm van een vlag. Het grote, heldere elektronische scherm staat op een hoge standaard op een stabiele basis. Het display geeft de klant een voorproefje van de naam en prijs van het product dat wordt gekocht en zorgt voor een goede zichtbaarheid. Een dergelijk acceosrium draagt bij aan de tevredenheid en het vertrouwen van de klant.
Labelprinters
Voor winkels die goederen aanbieden die gelabeld moeten worden, zoals voedsel op gewicht, zijn gespecialiseerde labelprinters een essentieel accessoire. Met zelfklevende labelprinters kun je een barcode afdrukken en op een product plakken.
Beveiliging van de kassa
Een fiscaal kasregister is vaak een aanzienlijke uitgave. Daarom is een goede bescherming heel belangrijk. Door goed voor ons fiscale apparaat te zorgen, kunnen we de levensduur verlengen, zodat de apparatuur ons zo lang mogelijk van dienst kan zijn. Hiervoor kunnen bepaalde accessoires ons helpen.
Kassadeksel
Om de veiligheid van de kassa te garanderen, kunnen we een speciale hoes kopen om het apparaat in op te bergen. Een kassahoes is een speciaal ontworpen hoes die is aangepast aan specifieke modellen kassa’s. De hoezen zijn gemaakt van verschillende materialen, zoals leer, stof of plastic, en zijn ontworpen om het kasregister extra te beschermen.
We kunnen zo’n hoes na het werk op de kassa leggen, zodat het apparaat beschermd is tegen stof en vuil. Een kassakoffer is een bijzonder handig accessoire als je het kasregister gebruikt voor veldwerk en het vaak moet vervoeren. Dit beschermt ons fiscale apparaat bij een val en tegen schokken.
Kassa toetsenbord overlay
Het schoonmaken van de toetsen door de kieren ertussen kan een heel probleem zijn. Er kunnen verschillende verontreinigingen, zoals stof of vloeistoffen, tussen de knoppen van de kassa terechtkomen. Bovendien kunnen vuil en vet zich ophopen op het oppervlak van de toetsen. Deze omgevingsfactoren kunnen de goede werking van het toetsenbord beïnvloeden en daardoor de levensduur verkorten. Een siliconen kassakey cover kan deze problemen voorkomen. Het beschermt het toetsenbord van het fiscale apparaat zowel tegen het vuil worden van de knoppen als tegen het binnendringen van stof, lucht en vloeibare verontreinigingen in het kasregister. Dit accessoire helpt onze apparatuur te beschermen en kan de levensduur van het kasregister verlengen.
Wist je dat...
- Het eerste kasregister werd in 1879 uitgevonden door James Ritty. Het werd de “Incorruptible Cashier” genoemd en was ontworpen om verduistering door werknemers in zijn saloon in Dayton, Ohio, te voorkomen.
- Moderne kassa’s hebben weinig gemeen met de originele modellen. In de loop der jaren zijn ze geëvolueerd van volledig mechanische apparaten tot geavanceerde elektronische systemen die integreren met andere bedrijfssystemen.
- De eerste elektronische kassa’s uit de jaren 1970 waren een van de eerste commerciële toepassingen van microprocessors, wat leidde tot een evolutie op computergebied.
- Het rinkelende geluid dat we associëren met het openen van een oude kassa werd opzettelijk toegevoegd zodat de winkeleigenaar wist dat er een verkoop had plaatsgevonden en de kassa werd geopend.
Extra accessoires voor het kasregister
We hebben de meeste accessoires voor kassa’s al leren kennen, zowel de noodzakelijke als de nuttige die het werk gemakkelijker maken. Aan het einde is het de moeite waard om extra accessoires te vermelden die niet noodzakelijk of noodzakelijk zijn, maar in bepaalde situaties erg nuttig kunnen zijn.
SD-geheugenkaart
Bij het registreren van verkopen is de ondernemer verplicht om voor elke transactie een dubbele bon af te drukken: één bon moet aan de klant worden gegeven als bewijs van aankoop, en de andere bon moet worden bewaard voor een goede afrekening met de belastingdienst. Naarmate het milieubewustzijn toeneemt, bieden steeds meer kassamodellen de optie om kopieën van kassabonnen in elektronische vorm op te slaan. Dan worden de bonnetjes die de ondernemer moet bewaren niet afgedrukt, wat papier bespaart. Ontvangsten in elektronische vorm worden meestal opgeslagen in het ingebouwde geheugen van het apparaat. Als onze kassa geen intern geheugen heeft en we kopieën van bonnen in elektronische vorm willen opslaan, moeten we een SD-geheugenkaart kopen die door ons apparaat wordt ondersteund.
Auto-adapter
Als je voor je bedrijfsactiviteit in het veld moet werken, kan een autovoeding een handig accessoire zijn. Dit type kabel wordt gevoed door de sigarettenaansteker van de auto, dus je hoeft er alleen maar een kassa op aan te sluiten en je kunt bijna overal diensten verlenen en de kassabon van een klant afdrukken.
Samenvatting
Moderne kassa’s zijn op zichzelf al geavanceerde apparaten, maar kunnen dankzij allerlei accessoires nog verder worden uitgebreid en aangepast aan individuele behoeften. In het artikel hebben we de belangrijkste daarvan besproken, zoals: thermisch papier, nodig voor het afdrukken van ontvangstbewijzen, barcodescanners die een efficiënte productverwerking mogelijk maken en betaalterminals die transacties zonder contant geld mogelijk maken. Deze accessoires verhogen niet alleen de functionaliteit van het kasregister, maar beïnvloeden ook de efficiëntie en professionaliteit van de klantenservice. Door te investeren in de juiste accessoires kunnen ondernemers de kassa aanpassen aan hun behoeften, wat zich vertaalt in een betere winkelervaring voor klanten en verbeterde verkoopprocessen.
![Beveiliging en controle op hoog niveau – Toegangscontrolesystemen [2024]](https://hdwrglobal.b-cdn.net/wp-content/uploads/2024/05/transparent-thegem-product-justified-landscape-s.png)
