Cómo elegir un sistema de control de horarios y asistencia: una guía para empresas que están hartas de las listas en papel

No hace mucho, el control de asistencia en la mayoría de las pequeñas empresas era siempre igual: un cuaderno junto a la entrada o una hoja de papel en la que todos firmaban. Funcionaba… hasta que alguien tenía que sumar las horas extras de los últimos tres meses, resolver una disputa sobre llegadas tardías o preparar la documentación para una inspección de trabajo. Entonces resultaba que la mitad de las firmas eran ilegibles y que faltaba una página.

Un registrador de tiempo y asistencia resuelve este problema por completo y, contrariamente a lo que se suele creer, ya no es un gasto reservado a las grandes plantas. Los dispositivos más sencillos cuestan lo mismo que un buen teclado mecánico, y su instalación se reduce a colgarlos en la pared y enchufarlos a la corriente. En esta guía mostramos en qué se diferencian los distintos tipos de registradores, qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir uno y qué escollos legales acechan a los empresarios que deseen controlar la jornada laboral mediante huellas dactilares.

Lo que dice realmente la ley

Desde la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea en el caso CCOO (C-55/18, 2019), la situación jurídica en toda la UE ha quedado clara: los Estados miembros deben exigir a los empresarios que utilicen un sistema objetivo, fiable y accesible para medir la jornada laboral diaria. Las normativas nacionales difieren en los detalles —algunos países ya han incorporado en su legislación obligaciones explícitas sobre el registro electrónico—, pero la tendencia es la misma en todas partes: las listas en papel están en vías de desaparición.

Igualmente importante es el aspecto probatorio. En un conflicto sobre horas extras, suele ser el empresario quien tiene que demostrar cuántas horas se trabajaron realmente. Los tribunales se han pronunciado en repetidas ocasiones a favor de los trabajadores precisamente porque los registros de la empresa presentaban numerosas lagunas. Un registrador electrónico que anote automáticamente cada entrada y salida es la prueba más sólida que se puede presentar.

Otra cuestión práctica que nuestros clientes nos plantean con frecuencia: ¿el hecho de pasar la tarjeta en la entrada ya cuenta como «comienzo de la jornada laboral»? Eso depende de vuestro reglamento interno. Conviene especificar en el reglamento de la empresa que el registrador documenta la asistencia, mientras que el tiempo de trabajo se calcula según el horario; de lo contrario, un empleado que fiche 20 minutos antes debido al horario del autobús podría, en teoría, reclamar horas extras.

Tarjeta, PIN o huella dactilar: ¿cómo deben fichar los empleados?

Esta es la primera y más importante decisión, ya que determina tanto la comodidad como el cumplimiento de la normativa.

Una tarjeta RFID o un llavero electrónico es, con diferencia, la solución más popular y, en nuestra opinión, la opción más segura para empezar. El empleado acerca la tarjeta al lector, el dispositivo emite un pitido y listo. Todo el proceso dura menos de un segundo y funciona incluso con guantes de trabajo y las manos sucias —algo que en una planta de producción es más importante de lo que podrías pensar—. Las tarjetas son baratas y, si se pierde una, basta con desactivarla y sustituirla. El único punto débil real es que un compañero podría fichar con la tarjeta de otra persona. En la práctica, el riesgo se limita colocando el registrador en un lugar visible e indicando claramente en el reglamento de la empresa que fichar por otra persona constituye un incumplimiento grave de las obligaciones laborales.

Normalmente,un código PIN complementa a la tarjeta; la mayoría de los registradores admiten ambos métodos en paralelo. Funciona bien como salvavidas cuando alguien olvida su tarjeta: la jornada no «desaparece» de los registros y no es necesario que intervenga RR. HH.

La huella dactilar elimina el «fichaje por un compañero», pero plantea dos nuevos problemas. El primero es de carácter práctico: los lectores biométricos pueden tener dificultades con yemas secas, dañadas o sucias. El segundo es de carácter jurídico y más grave: una huella dactilar es un dato biométrico, es decir, una categoría especial de datos personales según el artículo 9 del RGPD. Su tratamiento en un contexto laboral suele requerir el consentimiento libre y voluntario del empleado, y las autoridades de protección de datos de toda la UE insisten sistemáticamente en que el consentimiento forzado («si no te escaneas la huella dactilar, no trabajas») no es válido. Esto significa que siempre debes ofrecer una alternativa, como una tarjeta, y dejar que los empleados elijan realmente. Los dispositivos híbridos funcionan bien en este caso: el CTR10, por ejemplo, está disponible en variantes que admiten tarjeta, llavero, huella dactilar y PIN de forma paralela, de modo que cada empleado pueda utilizar el método que haya aceptado.

También encontrarás en el mercado dispositivos de registro con reconocimiento facial. Técnicamente, es una opción cómoda y sin contacto, pero legalmente se aplican exactamente las mismas normas que para las huellas dactilares: consentimiento voluntario y un método alternativo. A las empresas que no cuentan con asesoramiento jurídico, solemos desaconsejar la biometría como único método: la combinación de tarjeta y PIN cubre el 95 % de las necesidades sin ningún riesgo.

El tamaño de tu equipo determina los requisitos

Un registrador para una oficina de diez personas y otro para una planta con tres turnos y cien trabajadores son dispositivos completamente diferentes, y no solo en cuanto al precio.

Con una docena de empleados, basta con un sencillo registrador de tarjetas RFID como el CTR10. El dispositivo almacena los eventos en su memoria interna, y los informes se descargan a través de USB y se abren en una hoja de cálculo. Sin red, sin servidor, sin suscripción. Para una microempresa, esto es más que suficiente: la puesta en marcha lleva unos quince minutos, diez de los cuales se dedican a asignar tarjetas a los nombres. El CTR12 añade memoria para hasta 1.000 empleados y es compatible con huellas dactilares.

A partir de 30-50 personas, la descarga manual de informes se vuelve tediosa y entran en escena los registradores en red. Dispositivos como el TimeLok-200 se conectan por wifi o por cable y permiten gestionar la asistencia desde un navegador: el departamento de RR. HH. puede ver quién está presente, en tiempo real, sin moverse de su escritorio. Esta clase de dispositivos admite hasta mil empleados, por lo que hay margen de ampliación para muchos años. Para instalaciones industriales más grandes, elige una variante con batería de reserva, como el TimeLok-300; sin batería de reserva, un corte de corriente por la mañana supone un vacío en los registros justo cuando todo el mundo llega al trabajo. En naves llenas de metal y motores, una conexión LAN por cable es sencillamente más fiable que el wifi; el TimeLok-400 ofrece además conectividad 4G.

Para la serie TimeLok recomendamos el sistema beepclock.com: los datos de asistencia se transfieren automáticamente a él, y los informes, las correcciones y la visualización en tiempo real se gestionan desde el navegador, sin necesidad de instalar nada en los ordenadores de la empresa.

Otra consideración aparte: las sedes múltiples. Si tu empresa tiene sucursales, elige registradores que envíen los datos a un sistema compartido (en la serie TimeLok, la función WEB/P2P se encarga de ello). La alternativa —fusionar manualmente los informes de tres ciudades en una sola hoja de cálculo— parece inofensiva, pero al cabo de seis meses nadie recuerda por qué los totales no coinciden con la nómina.

Informes: la clave de todo el proceso

El registrador en sí mismo es solo la mitad del sistema. La otra mitad es lo que se saca de él, y las diferencias entre dispositivos son considerables. Lo mínimo que cabe esperar: una lista de entradas y salidas por empleado, totales de horas para un periodo determinado y la exportación a un archivo (CSV o XLS) que se pueda entregar a contabilidad o importar a un programa de nóminas. Los mejores dispositivos y aplicaciones también calculan las llegadas tardías, las salidas anticipadas, las horas extras y el trabajo nocturno.

Según nuestra experiencia en atención al cliente: antes de comprar, basta con echar un vistazo a un informe de muestra del dispositivo que estés barajando. Dedicar diez minutos a examinar capturas de pantalla te ahorrará descubrir más tarde que el «informe» es un registro de eventos sin procesar a partir del cual tendrás que calcular las horas tú mismo.

Preguntas que nos hacen con más frecuencia

¿Un registrador de tiempo requiere una suscripción? Los dispositivos de nuestra gama, no. Se compran una sola vez y el software básico de generación de informes está incluido. Los sistemas en línea tienen sentido cuando se necesita más: visualización de la asistencia en tiempo real, múltiples ubicaciones, correcciones cómodas. En ese caso, la serie TimeLok se complementa bien con beepclock.com.

¿Qué ocurre si un empleado se olvida de fichar? Un administrador puede añadir o corregir un evento manualmente, y cada corrección de este tipo queda registrada. Es algo habitual durante las primeras semanas tras la implantación: la gente se olvida. Hay algo que ayuda: la constancia. Si el responsable recuerda a los empleados que deben fichar durante el primer mes, el hábito se consolida y el problema desaparece.

¿Sustituye el registrador a los registros de tiempo de trabajo? Formalmente, los registros son un documento que conserva el empleador; el registrador proporciona los datos para ello. En la práctica, el informe del registrador, complementado con las vacaciones y las bajas por enfermedad, se convierte simplemente en los registros. Recuerda el plazo de conservación de la documentación laboral exigido en tu país.

¿Qué ocurre con el RGPD en el caso de una tarjeta convencional? Un número de tarjeta asignado a un nombre es un dato personal convencional: no se necesitan consentimientos especiales; basta con incluir el tratamiento en la documentación del RGPD de tu empresa e informar a los empleados. El régimen de categorías especiales se aplica exclusivamente a los datos biométricos.

Por dónde empezar

Si tuviéramos que resumir esta guía en tres frases, serían estas. Para una pequeña empresa: un registrador de tarjetas RFID con informes USB —el menor coste, cero complicaciones legales, instalado en quince minutos—. Para una empresa mediana o grande: un dispositivo de red con acceso mediante navegador y exportación a la nómina; en instalaciones industriales, insiste en que cuente con una batería de reserva y una conexión por cable. Considera la biometría como un complemento práctico, no como la base; siempre con una alternativa y el consentimiento voluntario del empleado.

Encontrarás todos los tipos de dispositivos descritos aquí en nuestra categoría de registradores de tiempo de trabajo; y si no estás seguro de qué modelo se adapta a tu situación, escríbenos o llámanos. Llevamos años adaptando los registradores a las necesidades de las empresas, y normalmente bastan tres preguntas: ¿cuántos empleados hay?, ¿cuántas sedes hay? y ¿hay red en las instalaciones? Quizás también te interese nuestro artículo anterior sobre las ventajas de los sistemas de registro del tiempo de trabajo.