Software voor het optellen van werkuren uit tijdregistratieterminals van de CTR-serie – CLOCKSUM

ClockSum – een kant-en-klaar urenoverzicht rechtstreeks uit het rapport van de terminal

De maandelijkse afrekening van de uren uit een tijdregistratieterminal kan een hele middag kosten – vooral als het rapport nachtdiensten, vergeten uitklokmomenten of dubbele kaartregistraties bevat. ClockSum is een programma van het HDWR-team dat het Excel-bestand inleest dat uit een terminal van de CTR-serie is geëxporteerd en er binnen enkele ogenblikken een overzichtelijke urenstaat voor elke medewerker van maakt, klaar om door te geven aan personeelszaken of de salarisadministratie.

Het programma draait op uw computer, zonder installatie en zonder internettoegang, dus de werktijdgegevens verlaten uw bedrijf niet. Kies gewoon het rapport van de terminal, bepaal hoe pauzes worden meegeteld en sla het kant-en-klare .xlsx-bestand op. Een uitgebreide beschrijving van het programma, een voorbeeldoverzicht en antwoorden op veelgestelde vragen vindt u op clocksum.com.

Lastige gevallen volgens regels verwerkt, niet op het oog

Nachtdiensten. Registraties worden op één doorlopende tijdlijn aan elkaar gekoppeld, dus een dienst van 22:00 tot 6:00 telt als 8 uur op de dag waarop hij begon. Registraties die verder uit elkaar liggen dan de toegestane dienstduur koppelt het programma niet automatisch – de grens wordt bepaald door de dagelijkse rusttijd van 11 uur, en zulke gevallen worden rood gemarkeerd.

Ontbrekende registraties. Vergeet een medewerker in of uit te klokken, dan raadt ClockSum niet wanneer het werk begon of eindigde. Zo’n dag wordt rood gemarkeerd en op de plaats van de ontbrekende tijd verschijnt een „?”. De uren van die dag telt het programma niet bij het totaal op, en voor het totaal plaatst het het teken „≥”. Dat betekent dat de medewerker minstens zoveel uren heeft gewerkt – het volledige resultaat kent u zodra de gemarkeerde dag is opgehelderd.

Dubbele registraties en de maandovergang. Meerdere keren de kaart aanbieden binnen dezelfde minuut telt als één registratie met de markering „×2”. Het programma leest de datumreeks uit de kop van het rapport, zodat een periode over twee maanden, bijv. van 20 juni tot 19 juli, de juiste volgorde van de dagen behoudt.

In drie stappen naar een kant-en-klaar overzicht

1. Laad het rapport. Sleep het .xlsx- of .xls-bestand naar het programmavenster – precies zoals de terminal het heeft opgeslagen, zonder het eerst op te schonen. ClockSum herkent het registratielogboek aan de opbouw, dus de naam van het werkblad en de taal die op de terminal is ingesteld maken niet uit.

2. Kies hoe pauzes worden meegeteld. U hebt drie opties: geen pauzes meetellen, een standaardpauze van maximaal 20 minuten per dag meetellen of alle pauzes meetellen. De gekozen instelling wordt in het resultaatbestand naast de berekende uren opgeslagen.

3. Sla het overzicht op. Het programma maakt een nieuw bestand aan en wijzigt het oorspronkelijke rapport van de terminal niet. U hoeft niets in te stellen, geen kolommen toe te wijzen en geen sjablonen voor te bereiden.

Een overzichtelijk Excel-bestand voor personeelszaken en salarisadministratie

Het resultaat is een opgemaakt .xlsx-werkblad met een apart blok voor elke medewerker. Elke rij toont de dag, de in- en uitkloktijd, alle registraties van die dag, de pauzes en de gewerkte tijd, en het urentotaal sluit het blok van elke persoon af. De tijd wordt tot op de minuut berekend en weergegeven als uu:mm, zonder afronding.

Bovenaan het werkblad verklaart een kleurenlegenda de markeringen voor onvolledige dagen, dubbele registraties, nachtdiensten en dagen zonder registraties. Zo weet wie het bestand na u opent meteen welke dagen volledig zijn berekend en welke gecontroleerd moeten worden. U opent het overzicht in Excel, LibreOffice of Google Spreadsheets.

Werkt offline, zonder installatie en zonder account

ClockSum is één draagbaar bestand – het heeft geen installatieprogramma of beheerdersrechten nodig en laat na het sluiten niets achter op de computer. Het programma maakt helemaal geen verbinding met het netwerk: er is geen account nodig, de licentie wordt niet online gecontroleerd en er worden geen gegevens verzonden. De werktijdgegevens van uw medewerkers blijven op uw computer.

De applicatie is beschikbaar voor Windows 10 en 11 en Linux, en de interface en het resultaatbestand kunnen in het Pools, Engels of Duits worden ingesteld. Bij de eerste start neemt het programma de systeemtaal over, die u op elk moment kunt wijzigen. Het leest rapporten ook als de terminal in een andere taal is ingesteld – kolomkoppen herkent het in meer dan twintig talen.

Wat krijgt u?

Bij aankoop van ClockSum ontvangt u een eenmalige licentie voor één computer – zonder abonnement en zonder verlenging. Na uw bestelling sturen we de downloadlink van het programma naar uw e-mailadres. U kunt de versie voor Windows (.exe-bestand) en voor Linux (AppImage-bestand) downloaden. (CLOCKSUM)