Program na sčítanie pracovného času z dochádzkových terminálov série CTR – CLOCKSUM

ClockSum – hotový prehľad pracovného času priamo z výkazu dochádzkového terminálu

Mesačné vyúčtovanie hodín z dochádzkového terminálu môže zabrať celé popoludnie – najmä keď sa vo výkaze objavia nočné zmeny, zabudnuté odchody alebo zdvojené záznamy karty. ClockSum je program vyvinutý tímom HDWR, ktorý načíta súbor Excel exportovaný z terminálu série CTR a v priebehu chvíle z neho vytvorí prehľadný súhrn hodín pre každého zamestnanca, pripravený na odovzdanie personálnemu oddeleniu alebo účtovníctvu.

Program beží na vašom počítači, bez inštalácie a bez prístupu na internet, takže údaje o pracovnom čase neopustia firmu. Stačí vybrať výkaz z terminálu, zvoliť spôsob započítania prestávok a uložiť hotový súbor .xlsx. Podrobný popis programu, ukážkový prehľad a odpovede na časté otázky nájdete na clocksum.com.

Zložité prípady podľa pravidiel, nie od oka

Nočné zmeny. Záznamy sa párujú na jednej súvislej časovej osi, takže zmena od 22:00 do 6:00 sa počíta ako 8 hodín v deň, keď začala. Záznamy vzdialené od seba viac, ako je prípustná dĺžka zmeny, program automaticky nespáruje – hranicu určuje 11-hodinový denný odpočinok a takéto prípady označí červenou farbou.

Chýbajúce záznamy. Ak zamestnanec zabudne zaznamenať príchod alebo odchod, ClockSum nehádá, kedy začal alebo skončil prácu. Taký deň sa označí červenou farbou a namiesto chýbajúceho času sa zobrazí znak „?“. Hodiny z tohto dňa program do súčtu nezapočíta a pred súčet umiestni znak „≥“. To znamená, že zamestnanec odpracoval najmenej toľko hodín – úplný výsledok zistíte po vyjasnení označeného dňa.

Zdvojené záznamy a prelom mesiaca. Viacnásobné priloženie karty v tej istej minúte sa počíta ako jeden záznam s označením „×2“. Rozsah dátumov program načíta z hlavičky výkazu, takže obdobie zasahujúce do dvoch mesiacov, napr. od 20. júna do 19. júla, zachová správne poradie dní.

Tri kroky k hotovému prehľadu

1. Načítajte výkaz. Pretiahnite súbor .xlsx alebo .xls do okna programu – presne v takej podobe, v akej ho terminál uložil, bez predchádzajúcich úprav. ClockSum rozpozná záznamy podľa ich usporiadania, takže nezáleží na názve hárka ani na jazyku nastavenom v termináli.

2. Zvoľte spôsob započítania prestávok. Máte k dispozícii tri možnosti: nezapočítavať prestávky, započítať štandardnú prestávku do 20 minút denne alebo započítať všetky prestávky. Zvolené nastavenie sa uloží do výsledného súboru vedľa vypočítaných hodín.

3. Uložte prehľad. Program vytvorí nový súbor a pôvodný výkaz z terminálu nezmení. Nemusíte nič nastavovať, priraďovať stĺpce ani pripravovať šablóny.

Prehľadný súbor Excel pre personálne oddelenie a účtovníctvo

Výsledkom je naformátovaný hárok .xlsx so samostatným blokom pre každého zamestnanca. Každý riadok ukazuje deň, čas príchodu a odchodu, všetky záznamy daného dňa, prestávky a odpracovaný čas a súčet hodín uzatvára blok každej osoby. Čas sa počíta na minútu presne a uvádza vo formáte hh:mm bez zaokrúhľovania.

V hornej časti hárka je farebná legenda, ktorá vysvetľuje označenia neúplných dní, zdvojených záznamov, nočných zmien a dní bez záznamov. Kto súbor otvorí po vás, hneď vie, ktoré dni boli započítané celé a ktoré treba skontrolovať. Prehľad otvoríte v Exceli, LibreOffice alebo Tabuľkách Google.

Funguje offline, bez inštalácie a bez účtu

ClockSum je jeden prenosný súbor – nepotrebuje inštalátor ani administrátorské oprávnenia a po zatvorení na počítači nič nezanechá. Program sa vôbec nepripája k sieti: nevyžaduje účet, neoveruje licenciu online a neodosiela žiadne údaje. Údaje o pracovnom čase vašich zamestnancov zostávajú na vašom počítači.

Aplikácia je dostupná pre Windows 10 a 11 a Linux, rozhranie aj výsledný súbor pripravíte v poľštine, angličtine alebo nemčine. Pri prvom spustení program prevezme jazyk systému, ktorý môžete kedykoľvek zmeniť. Výkazy načíta aj vtedy, keď je terminál nastavený v inom jazyku – hlavičky stĺpcov rozpozná vo viac ako dvadsiatich jazykoch.

Čo získate?

Kúpou ClockSum získate jednorazovú licenciu pre jeden počítač – bez predplatného a bez obnovovania. Po odoslaní objednávky vám pošleme kartu s kódom. Na stiahnutie je verzia pre Windows (súbor .exe) a pre Linux (súbor AppImage).